Abfrage erstellen
Selbstauskünfte können über verschiedene Ausgangspunkte erstellt werden.
Option 1: Abfragen-Übersicht
Öffnen Sie die Abfragen-Übersicht (bei aktivierten Artikel-Abfragen: „Lieferanten-Abfragen“)
Klicken Sie oben rechts auf „Neu erstellen“
Wählen Sie im Dialog „Neue Abfrage erstellen“ unter „Formular auswählen“ ein vorher erstelltes Formular aus. Wie Sie Formulare erstellen, können Sie hier nachlesen.
Passen Sie bei Bedarf den „Titel“ an (er wird aus dem Formularnamen übernommen) und klicken Sie auf „Abfrage erstellen“
Option 2: Bereits bestehende Abfrage duplizieren
Öffnen Sie die Abfragen-Übersicht
Klicken Sie neben dem Namen der Abfrage auf die drei Punkte („Mehr Aktionen“)
Wählen Sie „Duplizieren“ — es wird eine Kopie im Status „Entwurf“ angelegt
Option 3: Lieferanten-Übersicht
Öffnen Sie die Lieferanten-Übersicht
Wählen Sie die Lieferanten aus, an die Sie eine Abfrage schicken möchten (max. 1.000)
Klicken Sie unten in der Aktionsleiste auf „Abfrage“ und wählen Sie:
„Neue Abfrage erstellen“ — Formular und Titel auswählen, im zweiten Schritt die Kontakte festlegen, oder
„Zu bestehender Abfrage hinzufügen“ — die Lieferanten werden einer vorhandenen Abfrage hinzugefügt
Option 4: Artikel-Übersicht
Öffnen Sie die Artikel-Übersicht
Wählen Sie die Artikel aus, zu denen Sie eine Abfrage erstellen möchten (max. 200)
Klicken Sie unten in der Aktionsleiste auf „Abfrage erstellen“ und wählen Sie Formular und Titel aus — die ausgewählten Artikel werden als Positionen in die Abfrage übernommen. Bei aktivierten Artikel-Abfragen heißt die Aktion „Abfrage“; wählen Sie dort „Lieferanten-Abfrage“ bzw. „Artikel-Abfrage“.
Abfrage konfigurieren, Formular anpassen und Teilnehmende hinzufügen
Die Erstellung läuft als dreistufiger Assistent: Konfiguration → Formular → Teilnehmende.
1. Konfiguration
„Allgemeine Angaben“ befüllen
Titel — wird automatisch übernommen, kann aber angepasst werden.
Verantwortlich — wird automatisch mit Ihnen befüllt, kann auf einen beliebigen registrierten Nutzer geändert werden. Diese Person wird dem Lieferanten als Ansprechpartner angezeigt.
Fälligkeitsdatum — optional, frühestens heute. Das Datum wird in der E-Mail an den Lieferanten angezeigt. Ist ein Fälligkeitsdatum gesetzt, wird einen Tag vorher automatisch eine Erinnerung versendet.
Team (optional) — weitere Personen sehen die Abfrage ebenfalls im Reiter „Meine Abfragen“.
Falls Ihr Formular zusätzliche interne Angaben enthält (z. B. eine Projektnummer), füllen Sie diese ebenfalls hier aus.
Hinweis: Die automatisch generierte Mail mit Link zur Abfrage kann nicht angepasst werden.
2. Formular
Öffnen Sie den Schritt „Formular“
Je nach Formular können Sie hier Positionen, Dokumente oder Eigenschaften hinzufügen oder bearbeiten. Es ist hilfreich, die Abfrage mit einer „Nachricht an den Lieferanten“ zu beginnen, damit Lieferanten wissen, welche Angaben sie machen sollen.
3. Teilnehmende
Klicken Sie auf „Lieferanten hinzufügen“ oder wählen Sie über den Pfeil daneben eine gespeicherte Lieferantenliste aus. Wenn Sie die Abfrage über die Lieferanten-Übersicht gestartet haben, entfällt dieser Schritt.
Klicken Sie anschließend auf „Anfrage veröffentlichen“, um die Anfrage zu versenden. Auch nach dem Versenden können Sie weitere Lieferanten hinzufügen. Lieferanten entfernen können Sie dagegen nur vor der Veröffentlichung.
Vorschau einer Abfrage vor der Veröffentlichung ansehen
Bevor Sie eine Abfrage veröffentlichen, können Sie eine Vorschau aufrufen, die zeigt, wie der Lieferant das Formular sehen wird.
Fügen Sie im Schritt Teilnehmende mindestens einen Lieferanten hinzu
Klicken Sie auf den Pfeil neben „Anfrage veröffentlichen“ und wählen Sie „Vorschau vor Veröffentlichung“
Das Formular öffnet sich in der Lieferantenansicht, in der Sie alle Abschnitte prüfen können
💡 Die Vorschau ist schreibgeschützt — Änderungen sind im Vorschaumodus nicht möglich.
Nach der Veröffentlichung: Übersicht, Antworten und Formular
Sobald eine Abfrage veröffentlicht ist, wechselt die Detailansicht oben auf drei Reiter:
Übersicht — Tabelle aller Teilnehmenden mit Kontakten, Status, Prüfstatus sowie dem Datum der letzten und nächsten Erinnerung. Von hier aus stoßen Sie auch alle Teilnehmer-Aktionen an (Erinnerung senden, Antwort bearbeiten, Verantwortlichen ändern — siehe unten). Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Antwort dieses Lieferanten im Reiter „Antworten“.
Antworten — zeigt die Antworten der Lieferanten einzeln; über die Lieferantenauswahl wechseln Sie zwischen den Antworten. Nach der Prüfung setzen Sie im Bereich „Prüfung“ den Prüfstatus auf „Geprüft“.
Formular — die Schritte Konfiguration, Formular und Teilnehmende der Abfrage.
Abfrage bearbeiten
Auch nach der Veröffentlichung können Sie im Reiter „Formular“ die allgemeinen Angaben (Titel, Verantwortlich, Fälligkeitsdatum, Team), die „Nachricht an den Lieferanten“ und die Dokumente anpassen. Die Fragen selbst stammen aus dem Formular und können in der Abfrage nicht geändert werden; Artikelpositionen sind nach der Veröffentlichung gesperrt.
Fälligkeitsdatum ändern
Öffnen Sie die Abfrage und wechseln Sie in den Reiter „Formular“
Ändern Sie das „Fälligkeitsdatum“ (frühestens heute)
Erinnerungen senden
Tacto erinnert Lieferanten bei ausstehenden Antworten automatisch einen Tag vor Ablauf der Abgabefrist — sofern ein Fälligkeitsdatum gesetzt ist und an diesem Tag noch keine Erinnerung verschickt wurde. In bestimmten Fällen kann es sinnvoll sein, schon früher manuell zu erinnern, zum Beispiel wenn:
ein Lieferant die Mail zur Anfrage nicht mehr findet und um erneute Zusendung bittet,
Sie aus Erfahrung wissen, dass ein Lieferant erst nach mehrmaligem Erinnern reagiert,
der Lieferant aus Compliance-Gründen um eine erneute Zusendung von einem persönlichen Mail-Account bittet.
Einzeln: Öffnen Sie den Reiter „Übersicht“, klicken Sie auf die drei Punkte in der Zeile des gewünschten Lieferanten und wählen Sie:
„Erinnerung senden“ — eine Mail wird direkt über die Tacto-App an den Lieferanten gesendet (max. eine Erinnerung pro Tag), oder
„E-Mail senden“ — Ihr Standard-Mailprogramm öffnet sich mit vorab ausgefülltem Betreff und Link zur Abfrage, sodass Sie die Mail individualisieren können. Der Link wird zusätzlich in die Zwischenablage kopiert.
Für mehrere Lieferanten gleichzeitig: Wählen Sie im Reiter „Übersicht“ mehrere Lieferanten per Checkbox aus und nutzen Sie die Sammelaktion „Erinnerung senden“. Kontakte, die heute bereits erinnert wurden, werden übersprungen.
Das Datum der letzten und nächsten Erinnerung sehen Sie ebenfalls im Reiter „Übersicht“.
Lieferantenantwort bearbeiten / im Namen des Lieferanten eintragen
Einige Lieferanten können aufgrund interner Richtlinien keine externen Plattformen wie Tacto verwenden und übermitteln ihre Daten stattdessen z. B. per E-Mail. In diesem Fall oder wenn Sie eine Antwort korrigieren möchten, können Sie die Informationen selbst in Tacto eintragen:
Öffnen Sie im Reiter „Übersicht“ die drei Punkte in der Zeile des Lieferanten und wählen Sie „Antwort bearbeiten“ (alternativ im Reiter „Antworten“ oben rechts über „Weitere“ → „Antwort bearbeiten“)
Die Abfrage öffnet sich in der Lieferantenansicht
Tragen Sie die Daten in die entsprechenden Felder ein bzw. nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor
Senden Sie die Abfrage im Namen Ihres Lieferanten ab
Verantwortlichen ändern
Im Reiter „Übersicht“ können Sie für jeden Teilnehmenden einzeln festlegen, wer intern für die Abfrage an diesen Lieferanten zuständig ist — unabhängig von der in der Konfiguration hinterlegten verantwortlichen Person.
Öffnen Sie den Reiter „Übersicht“
Klicken Sie auf die drei Punkte in der Zeile des Lieferanten
Wählen Sie „Verantwortlichen ändern“ und wählen Sie die zuständige Person aus
Abfrage schließen
Option 1:
Wählen Sie in der Abfragen-Übersicht die Checkbox links neben der Abfrage
Klicken Sie unten in der Aktionsleiste auf „Schließen“
Option 2:
Drei Punkte neben der Abfrage → „Schließen“ wählen
Option 3:
Öffnen Sie die Abfrage und klicken Sie oben in der Detailansicht auf „Abfrage schließen“
Beim Schließen wählen Sie zwischen „Abfrage ohne Nachricht schließen“ und „Abfrage mit Nachricht schließen“. Bei Letzterem werden die Lieferanten per E-Mail informiert; dafür wählen Sie einen Grund aus und können optional eine Nachricht ergänzen.
Hinweise
Abfragen können nicht für einzelne Lieferanten geschlossen werden, und nach der Veröffentlichung können einzelne Lieferanten nicht aus einer Abfrage entfernt werden. Eine Abfrage kann ausschließlich ganzheitlich für alle Lieferanten geschlossen werden.
Geschlossene Abfragen können nicht wieder geöffnet werden. Abfragen können nicht gelöscht werden.
Die Sprache der Abfrage-E-Mail richtet sich nach der beim Kontakt hinterlegten Sprache; ist keine hinterlegt, nach dem Land des Lieferanten, ansonsten Englisch. Ist die Sprache nicht Englisch, enthält die E-Mail zusätzlich eine englische Fassung. Sprachen für Lieferanten können Sie hier konfigurieren.
Mit Lieferanten in einer Abfrage chatten
In Abfragen – sowohl Lieferanten- als auch Artikel-Abfragen – steht Ihnen, sofern für Ihren Account aktiviert, eine Chat-Funktion pro Lieferant zur Verfügung, sobald die Abfrage veröffentlicht ist. Die Kommunikation zu einer Abfrage findet damit in Tacto statt und nicht mehr im E-Mail-Postfach.
Das bedeutet konkret:
Ein Chat-Bereich in der Detailansicht der Abfrage, mit einer Konversation je Lieferant.
Lieferanten antworten aus der Lieferanten-App oder direkt per E-Mail-Antwort.
Anhänge sind in beide Richtungen möglich; ungelesene Nachrichten sehen Sie in der Abfragen-Übersicht in der Spalte „Ungelesene Nachrichten“.
Eine Chat-Nachricht senden
Öffnen Sie die Detailansicht der Abfrage
Öffnen Sie den Chat-Bereich beim gewünschten Lieferanten
Schreiben Sie Ihre Nachricht und hängen Sie bei Bedarf eine Datei an
F: Wie erfährt der Lieferant von einer neuen Nachricht?
A: Der Lieferant wird per E-Mail benachrichtigt und kann aus der Lieferanten-App oder per E-Mail-Antwort reagieren. Sie selbst werden in Tacto benachrichtigt.
F: Gibt es eine Konversation pro Abfrage oder pro Lieferant?
A: Pro Lieferant – so bleibt der Austausch immer beim richtigen Lieferanten.