Vorlage zur Dokumentenabfrage konfigurieren
Um Dokumente über das Abfragemodul abzufragen, müssen Sie eine Dokumenten-Sektion in der Abfrage-Vorlage hinzufügen. So gehen Sie dabei vor:
Öffnen Sie Einstellungen → Abfragen → Formulare und klicken Sie auf Vorlage erstellen.
Erstellen Sie eine neue Vorlage, geben Sie ihr einen Namen und wählen Sie eine passende Kategorie. Alternativ können Sie eine bestehende Vorlage bearbeiten.
Fügen Sie im Reiter Lieferanten Formular eine Dokumentenabfrage-Sektion hinzu.
Verknüpfen Sie die gewünschten Dokumentenarten, damit Lieferanten in der Abfrage Dokumente dieses Typs hochladen können.
Legen Sie fest, ob das Hochladen dieser Dokumente für Lieferanten verpflichtend oder freiwillig sein soll.
Konfigurieren Sie, ob Lieferanten zusätzliche, nicht angefragte Dokumente hochladen dürfen.
Speichern Sie die Vorlage – sie ist nun einsatzbereit.
Dokumentenabfrage im Abfragemodul versenden
Sobald die Vorlage erstellt ist, können Sie eine neue Abfrage starten:
Wechseln Sie in der linken Menüleiste zu Abfragen und klicken Sie auf Abfrage erstellen.
Wählen Sie die zuvor erstellte Vorlage aus und speichern Sie die Abfrage.
Geben Sie in der Konfiguration einen Titel an und legen Sie das Fälligkeitsdatum für die Lieferantenantwort fest.
Im Reiter „Formular" können Sie:
Dokumente zur Abfrage hinzufügen oder entfernen
Die Antwort des Lieferanten als Pflichteingabe definieren
Festlegen, ob Lieferanten weitere Dokumente hochladen dürfen
Wählen Sie die Lieferanten aus, die die Abfrage erhalten sollen, und klicken Sie auf Veröffentlichen.
Hinweis
Um die Dokumente bzw. deren Anhänge zu sehen, die in einer Abfrage versendet werden, öffnen Sie die Dokumentenarten in den Einstellungen (app.tacto.ai/settings/documents) und öffnen Sie das gewünschte Dokument.
Automatische Dokumentenanforderung
Zusätzlich zu manuellen Abfragen kann Tacto abgelaufene oder bald ablaufende Dokumente automatisch bei Ihren Lieferanten anfordern. Einrichtung und Regeln (Zeitfenster 40 Tage vor bis 2 Monate nach Ablauf) sind im Abschnitt „Dokumentenarten" beschrieben.
Pro Lieferant werden die Dokumente abgefragt, die in dessen Profil hinterlegt sind und die automatische Aktualisierung in der Dokumentenart aktiviert ist.
Eine Benachrichtigung an den verantwortlichen Einkäufer erfolgt nicht.
Bekannte Einschränkungen
Über das klassische Dokumenten-Modul ist es nicht möglich, Dokumente auf Artikelebene anzufragen. Für artikelbezogene Abfragen (z. B. Compliance-Nachweise) nutzen Sie stattdessen Material-Compliance-Abfragen (help.tacto.ai/de/articles/695009-material-compliance-abfragen-in-tacto).
Die Nachricht an den Lieferanten in der Abfrage kann nicht angepasst werden.