Artikel-Abfrage erstellen
Öffnen Sie Abfragen → Artikel-Abfragen und legen Sie eine neue Abfrage an – entweder „Neu erstellen“ oder „Aus Vorlage“. Alternativ wählen Sie in der Bezugsquellen-Übersicht die gewünschten Bezugsquellen aus und starten über „Abfrage“ → „Artikel-Abfrage“ eine neue Artikel-Abfrage. Der Assistent hat drei Schritte:
Allgemein: Name der Abfrage, Deadline, Verantwortlich und mehrsprachige Einladungsnachricht an die Lieferanten festlegen
Bezugsquellen: Bezugsquellen über „Artikel auswählen“, „Lieferanten auswählen“ oder „ERP-Referenznummern eingeben“ festlegen. Unter „Antwortoptionen definieren“ legen Sie pro Feld fest, wie der Lieferant antwortet:
„Bestehenden Bezugsquellenwert verwenden“ — der Lieferant sieht den gespeicherten Wert und prüft ihn („Wert prüfen und beantworten“ oder „Wert prüfen – Antwort optional“)
„Neuen Wert eingeben – ohne Vorgabe“ — der gespeicherte Wert wird nicht angezeigt
„Zielwert aus einem Artikelfeld verwenden“ — der Lieferant bestätigt oder lehnt einen Zielwert ab („Zielwert bestätigen oder ablehnen“) oder sieht ihn nur („Zielwert nur anzeigen“)
Über „Dokumententyp-Spalte hinzufügen“ fordern Sie zusätzlich Dokumente an. Pflichtspalten sind mit * gekennzeichnet.
Teilnehmer: Kontakte und Sprache je Lieferant wählen
Im Prüfschritt sehen Sie, welcher Lieferant welche Artikel erhält. Jeder Lieferant erhält genau seinen eigenen Umfang.
Lieferant antwortet
Der Lieferant öffnet die Abfrage über einen Magic-Link und füllt die Artikel-Tabelle aus. Statt jede Zelle einzeln einzugeben, kann er ein Datenblatt, Zertifikat oder eine Excel-Datei hochladen – sofern das KI-gestützte Ausfüllen aktiviert ist, ordnet Tacto Intelligence das Dokument den richtigen Artikeln zu und befüllt die Tabelle vor. KI-befüllte Zellen sind hervorgehoben und werden vom Lieferanten vor dem Absenden geprüft.
Antworten prüfen und übernehmen
In der Abfrage stehen Ihnen die Reiter Übersicht, Antworten und Über diese Abfrage zur Verfügung:
Übersicht: Teilnehmende, Versand- und Bearbeitungsstatus sowie Deadline
Antworten: Vergleichsmatrix je Lieferant mit Abweichungsanzeige gegenüber dem Zielwert („Entspricht dem Ziel“, „Weicht vom Ziel ab“, „Kein Ziel hinterlegt“). Pro Zelle sehen Sie „Ziel (bei Versand)“, „Antwort Lieferant“ und „Aktuell gespeicherter Wert“
Mit „Antworten übernehmen“ schreiben Sie die geprüften Werte gebündelt auf die Eigenschaften der Bezugsquelle; die Antwort wird dabei als geprüft markiert. Wurden Dokumente angefordert, können Sie diese vorher über „Dokumente prüfen“ sichten. Für jeden übernommenen Wert wird ein Eigenschaftsverlauf geführt (vorheriger Wert → neuer Wert). Die Spalte „Geändert von“ zeigt, ob die Änderung durch einen Nutzer oder durch das System erfolgt ist.
Deadline ändern
Öffnen Sie die veröffentlichte Artikel-Abfrage im Reiter „Übersicht“
Klicken Sie neben „Deadline“ auf das Stift-Symbol („Deadline bearbeiten“)
Wählen Sie im Dialog „Deadline ändern“ ein neues Datum (frühestens heute)
Bekannte Einschränkungen
Es lassen sich nur bereits vorhandene Bezugsquellen abfragen; im Assistenten werden keine neuen Bezugsquellen angelegt
Übernommene Antworten werden ausschließlich auf die Eigenschaften der Bezugsquelle geschrieben, nicht auf Artikeleigenschaften oder in das ERP-System
Die Lieferantenseite ist ausschließlich zum Absenden – ein Zwischenspeichern als Entwurf ist nicht möglich
Artikel-Abfragen können nicht dupliziert werden
Häufige Fragen
F: Ist das nur eine Lieferanten-Abfrage mit Artikeln darin?
A: Nein. Es ist ein eigener Abfragetyp mit eigener Liste und eigenem Assistenten. Eine Abfrage mischt nie Fragen auf Lieferanten- und Artikelebene.
F: Sieht ein Lieferant die Artikel oder Antworten anderer Lieferanten?
A: Nein. Jeder Lieferant sieht ausschließlich seine eigenen Bezugsquellen. Der Vergleich erfolgt nur auf Einkaufsseite.
F: Wo landet die Antwort – auf dem Artikel oder auf der Bezugsquelle?
A: Auf der Bezugsquelle (Lieferanten-Artikel-Beziehung) und erst, nachdem der Einkauf sie übernommen hat. Artikeleigenschaften werden nicht beschrieben.
F: Müssen Lieferanten alles manuell eintragen?
A: Nein. Sofern das KI-gestützte Ausfüllen aktiviert ist, können sie ein Datenblatt, Zertifikat oder eine Excel-Datei hochladen; die Tabelle wird vorbefüllt und vor dem Absenden geprüft.