Warum verschiedene Dokumenten-Type nutzen?
Durch spezifische Dokumentenarten behalten Sie den Überblick über benötigte Unterlagen und erleichtern die Verwaltung. Beispiele hierfür sind:
ISO Zertifikate für alle Branchen
Halal- oder Bio-Zertifikate für Lebensmittelunternehmen
Compliance-Dokumente für REACH oder RoHS
Code of Conducts und NDAs für Vertragsregelungen
Diese Struktur unterstützt auch die Dokumentenabfrage: Eine bestimmte Dokumentenart kann einer Anfrage hinzugefügt und gleichzeitig an mehrere Lieferanten gesendet werden.
Wo finde ich die Dokumentenarten?
Die Dokumentenarten sind in den Einstellungen unter Dokumente zu finden:
Öffnen Sie über das Organisationsmenü in der Seitenleiste die Einstellungen.
Navigieren Sie im linken Menü unter Objekte zu Dokumente → Dokumentenarten.
Dokumenteneinstellungen individuell anpassen
Passen Sie die Einstellungen Ihrer Dokumentenarten an, um die Verwaltung zu optimieren:
Gültigkeitsbeginn festlegen: Definieren Sie, ab wann ein Dokument gültig ist (verpflichtende Lieferanteneingabe / optionale Lieferanteneingabe / kein Gültigkeitsbeginn).
Ablaufdatum setzen: Stellen Sie sicher, dass veraltete Dokumente rechtzeitig erneuert werden (an einem festgelegten Datum / verpflichtende Lieferanteneingabe / optionale Lieferanteneingabe / kein Ablaufdatum).
Dokumente durch Lieferanten hochladen lassen: Dokumente können direkt in einer Anfrage hochgeladen werden.
Die Option, dass Lieferanten ein Dokument anhängen sollen bzw. müssen, ist dann hilfreich, wenn Sie ein Dokument zur Verfügung stellen, welches von Ihren Lieferanten unterschrieben an Sie zurückgeschickt werden soll, wie z. B. eine Bestätigung des Mindestlohngesetzes.
Automatische Dokumentenanforderung aktivieren
Tacto kann abgelaufene oder bald ablaufende Dokumente und Zertifikate automatisch bei Ihren Lieferanten anfordern bzw. abfragen. Dadurch profitieren Sie von:
Keinem manuellen Aufwand für Einkäufer
Immer aktuellen und vollständigen Dokumenten
Einem transparenten und nachvollziehbaren Prozess
So aktivieren Sie die automatische Aktualisierung
Öffnen Sie die Dokumentenarten in den Einstellungen.
Wählen Sie eine Dokumentenart aus.
Aktivieren Sie den Schieberegler Automatische Aktualisierung abgelaufener Dokumente. Beachten Sie: Der Name der Dokumentenart ist für Lieferanten in der Anfrage sichtbar.
Sehen Sie sich dazu unsere interaktive Klick-Demo an:
🔗 Storylane-Demo zu Dokumentenarten erstellen (tacto.storylane.io/share/oxhjgjwpj12d)
Hinweis
Die automatische Aktualisierung funktioniert nicht für artikelbezogene Dokumente.
Um Lieferanten nicht zu überlasten, werden nur Dokumente angefordert, die:
in weniger als 40 Tagen ablaufen.
vor höchstens 2 Monaten abgelaufen sind.
Die Abfrage der automatisch angefragten Dokumente kann in der Abfragenübersicht gesehen werden. Verantwortlich ist hier immer der Tacto Support. Der Titel und Text an Lieferanten kann nicht angepasst werden. Lieferanten ohne aktiven Kontakt mit E-Mail-Adresse erhalten keine Anfrage.
Solange es Dokumente des entsprechenden Typs gibt, die demnächst ablaufen oder bereits abgelaufen sind und nicht archiviert wurden, wird zum Monatsende automatisch eine Dokumentenanfrage ausgelöst.
Um die automatischen Anfragen zu stoppen, archivieren Sie die betroffenen Dokumente oder laden ein neueres, gültiges Dokument desselben Typs hoch – maßgeblich ist jeweils das neueste Dokument je Lieferant und Dokumentenart.
Bekannte Einschränkungen
Derzeit können artikelbezogene Dokumente nicht automatisch aktualisiert werden.
Der Einkäufer erhält keine Benachrichtigung, wenn Dokumente ablaufen.
💡 Für strukturierte, artikelbezogene Abfragen (z. B. Compliance-Nachweise pro Artikel) steht die separate Funktion Material-Compliance-Abfragen zur Verfügung (help.tacto.ai/de/articles/695009-material-compliance-abfragen-in-tacto). Diese ersetzt nicht die automatische Dokumenten-Erneuerung, ermöglicht aber gezielte Abfragen auf Artikelebene.