Überblick
Das Lieferantenprofil bündelt alle Informationen zu einem Lieferanten – von Stammdaten über Aktivitäten, Kontakte und Dokumente bis zu Einsparmaßnahmen, Bewertungen und Ausschreibungen – in einer Ansicht mit mehreren Reitern.
Typische Anwendungsfälle:
Stammdaten eines Lieferanten prüfen oder aktualisieren
Gespräche und E-Mails mit dem Lieferanten dokumentieren
Sich vor einem Gespräch oder einer Verhandlung einen Überblick verschaffen
Voraussetzungen
Berechtigung Lieferantenprofile anzeigen
Zum Bearbeiten von Stammdaten und Aktivitäten zusätzlich: Lieferanten bearbeiten
Reiter im Lieferantenprofil
Das Profil ist in Reiter gegliedert. Welche Reiter Sie sehen, hängt von den aktivierten Modulen und Ihren Berechtigungen ab; je nach Konfiguration können weitere hinzukommen (z. B. E-Mails). Klappen Sie einen Reiter auf, um mehr zu erfahren:
Übersicht – Highlights, Aktivitäten, Einsparmaßnahmen, Kennzahlen und Stammdaten
Der Reiter Übersicht ist die Startseite des Profils. Von oben nach unten finden Sie folgende Abschnitte – welche davon angezeigt werden, hängt von Ihren Modulen und Berechtigungen ab.
Highlights
Zusammenfassung: eine kurze, von Tacto Intelligence erstellte Beschreibung des Lieferanten sowie ein bis zwei Wirtschaftszweige (nach WZ-Klassifikation 2025) als Schlagwörter.
Datengrundlage: öffentlich verfügbare Informationen aus einer Websuche zu Name, Website und Adresse des Lieferanten. Interne Daten aus Tacto (z. B. Bestellungen oder Notizen) fließen nicht ein. Findet die Suche nichts, erscheint der Hinweis „Zu diesem Lieferanten wurde nichts Öffentliches gefunden."
Sprache: Die Zusammenfassung wird in der Sprache Ihres Nutzerkontos erstellt.
Aktualisierung: Ändern sich Name, Website oder Adresse des Lieferanten, wird die Zusammenfassung beim nächsten Aufruf automatisch neu erstellt.
Kopieren und Feedback: Den Text können Sie kopieren. Über Daumen hoch/runter geben Sie Feedback (nur mit der Berechtigung Lieferanten bearbeiten); bei „Nicht hilfreich" können Sie optional einen Grund angeben.
Ausblenden: Über ⋯ → Zusammenfassungen für mich ausblenden blenden Sie die Karte für sich selbst aus. Im Feedback-Dialog können Sie die Funktion außerdem gezielt für diesen Lieferanten oder für alle Lieferanten deaktivieren. Die Einstellung gilt nur für Sie und nur im aktuellen Browser.
Die Zusammenfassung ist KI-generiert und kann Fehler enthalten – prüfen Sie wichtige Angaben bei Bedarf.
Preisentwicklung: zeigt, wie sich die Preise bei diesem Lieferanten im laufenden Jahr gegenüber dem Vorjahr verändert haben. Über das Pfeil-Symbol öffnen Sie die Preisentwicklung in Analytics. Sichtbar mit der Berechtigung Analytics-Dashboards anzeigen.
Aktivitäten
Die letzten Aktivitäten mit dem Lieferanten auf einen Blick. Über Neue Aktivität legen Sie direkt eine Gesprächsnotiz an oder archivieren eine E-Mail; Alle anzeigen öffnet den Reiter Aktivitäten. Sichtbar mit der Berechtigung Zugriff auf Aktivitäten.
Aktive Einsparmaßnahmen
Laufende Einsparmaßnahmen zu diesem Lieferanten mit Verantwortlichem, Status und Einsparbetrag. Über Einsparmaßnahme hinzufügen legen Sie eine neue Maßnahme an; Alle anzeigen öffnet die vollständige Liste.
Kennzahlen
Diagramme zum Transaktionsvolumen je Jahr und zum Warengruppenvolumen der letzten 12 Monate. Sichtbar mit der Berechtigung Analytics-Dashboards anzeigen, sofern Transaktionsdaten zum Lieferanten vorliegen.
Weitere Abschnitte
Darunter folgen die Attribut-Abschnitte, die Ihre Organisation für die Profilansicht konfiguriert hat.
Seitenleiste: Stammdaten und Attribute pflegen
Bearbeiten Sie die Attribute direkt in der rechten Seitenleiste.
Über Alle Eigenschaften anzeigen öffnen Sie die vollständige Liste aller Attribute. Hinweis: Je nach Konfiguration ist diese Schaltfläche nur für Nutzer mit der Berechtigung Lieferanten löschen sichtbar.
Änderungen erfordern die Berechtigung Lieferanten bearbeiten.
Aktivitäten – Gesprächsnotizen, E-Mails sowie Antworten auf Ausschreibungen und Abfragen
Im Lieferantenprofil bündelt der Reiter Aktivitäten alle dokumentierten Interaktionen mit einem Lieferanten – Telefonate, Videoanrufe, persönliche Treffen, archivierte E-Mails sowie Antworten auf Ausschreibungen und Abfragen. Zu jeder Gesprächsnotiz erstellt Tacto automatisch eine KI-Zusammenfassung; die Notizen fließen zusätzlich in die KI-Agenten (Preisabwehr, Verhandlungsvorbereitung) ein.
Das bedeutet konkret:
Gesprächsnotizen (Telefonat, Videoanruf, persönliches Treffen) legen Sie direkt im Lieferantenprofil an.
E-Mails archivieren Sie manuell, indem Sie über Neue Aktivität → E-Mail eine .eml- oder .msg-Datei hochladen; jede archivierte E-Mail enthält die Originalnachricht samt Anhängen, die erkannten Teilnehmer sowie eine automatische KI-Zusammenfassung.
Antworten auf Ausschreibungen und Abfragen werden automatisch als Aktivität in der Chronik geführt.
Ein Aktivitätsfilter grenzt die verschiedenen Aktivitätstypen ein.
Welches Problem löst diese Funktion?
Alle Berührungspunkte mit einem Lieferanten – Gespräche, E-Mails und Ausschreibungsantworten – liegen so an einem Ort, statt verteilt über Postfächer und einzelne Module.
So funktioniert es
1. Voraussetzungen
Das SRM-Modul muss in Ihrem Account aktiviert sein.
Berechtigung Zugriff auf Aktivitäten – ohne sie sind Aktivitäten vollständig unzugänglich.
Zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen (Gesprächsnotizen ebenso wie E-Mail-Archivierung) zusätzlich die Berechtigung Lieferanten bearbeiten.
2. Eine Gesprächsnotiz erstellen
Öffnen Sie das Lieferantenprofil des betreffenden Lieferanten.
Klicken Sie im Reiter Übersicht (Abschnitt Aktivitäten) oder im Reiter Aktivitäten auf Neue Aktivität.
Wählen Sie den Gesprächstyp: Telefonat, Videoanruf oder Persönliches Treffen. Die Notiz öffnet sich in der Vollbildansicht; Sie selbst sind bereits als Teilnehmer eingetragen.
Vergeben Sie optional einen Titel und passen Sie in der Seitenleiste unter Eigenschaften die Teilnehmer (Tacto-Nutzer und Lieferantenkontakte), den Typ und das Datum an. Gespräche mit einem Datum in der Zukunft erscheinen unter Bevorstehende Aktivitäten.
Erfassen Sie den Gesprächsinhalt im Texteditor. Formatierungen und Bilder fügen Sie direkt im Text ein; weitere Dateien hängen Sie über das Feld Dateien in der Seitenleiste an.
Mit der „@-Funktion“ verlinken Sie Tacto-Objekte sowie Tacto-Nutzer, zum Beispiel:
Lieferanten, Lieferanten-Kontakte
Artikel, Warengruppen
Dokumente
RFQs/Abfragen
Aufgaben und Hinweise
Wenn Sie einen Tacto-Nutzer in einer Notiz erwähnen, erhält diese Person automatisch eine Benachrichtigung in Tacto.
Die Notiz wird automatisch gespeichert — kein manuelles Speichern erforderlich.
Solange die Notiz noch leer ist (ohne Titel und Inhalt), können Sie im Editor unter Vorlagen eine Gesprächsvorlage anwenden. Vorlagen verwalten Sie unter Einstellungen → Tools → Notizen → Gesprächsvorlagen (Berechtigung Gesprächsvorlagen ansehen bzw. verwalten). Dieselbe Vorlagen- und Tabellenfunktion steht auch bei Verhandlungsnotizen und Aufgaben zur Verfügung.
3. Eine E-Mail archivieren
Öffnen Sie das Lieferantenprofil und wechseln Sie in den Reiter Aktivitäten.
Klicken Sie auf Neue Aktivität → E-Mail, wählen Sie im Dialog E-Mail hochladen die .eml- oder .msg-Datei aus (per Klick oder Drag-and-drop in das Upload-Feld) und klicken Sie auf Hochladen. Bereits hochgeladene E-Mails werden als Duplikat erkannt und abgelehnt.
Die E-Mail erscheint in der Chronik mit Teilnehmern, Anhängen und KI-Zusammenfassung.
4. Antworten auf Ausschreibungen und Abfragen ansehen
Öffnen Sie das Lieferantenprofil und wechseln Sie in den Reiter Aktivitäten.
Nutzen Sie den Aktivitätsfilter, um nach dem gewünschten Typ (z. B. Antworten auf Abfragen) einzugrenzen.
5. Aktivitäten durchsuchen und filtern
Durchsucht werden:
Titel und Textinhalt der Gesprächsnotizen
Betreff und Text archivierter E-Mails sowie der Titel der Ausschreibung bzw. Abfrage bei deren Antworten
Treffer werden mit einer Vorschau der passenden Textstelle angezeigt. Zusätzlich lässt sich die Liste filtern nach:
Aktivität (Telefonat, Videoanruf, Persönliches Treffen, E-Mail, RFQ, Abfrage – RFQ und Abfrage nur mit der Berechtigung Anfragen anzeigen)
Teilnehmern
So gehen Sie vor:
Öffnen Sie das Lieferantenprofil und wechseln Sie in den Reiter Aktivitäten.
Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Suchfeld Aktivitäten durchsuchen über der Liste ein, oder nutzen Sie die Filter Aktivität und Teilnehmer oberhalb der Liste.
Die Liste zeigt die passenden Einträge mit einer Vorschau der Fundstelle.
6. Aufgaben direkt aus einer Gesprächsnotiz erstellen
Öffnen Sie die Gesprächsnotiz und klicken Sie in der Seitenleiste im Abschnitt Aufgaben auf Aufgabe erstellen.
Füllen Sie den Aufgabendialog aus (z. B. Titel, Fälligkeitsdatum, Verantwortliche). Alternativ verknüpfen Sie über Stattdessen bestehende Aufgabe verknüpfen eine vorhandene Aufgabe.
Die Aufgabe ist sofort mit der Gesprächsnotiz verknüpft und im Aufgaben-Modul sichtbar. Aufgaben und Maßnahmen verweisen über die Seitenleiste auch zurück auf die zugehörige Gesprächsnotiz.
7. Click-to-Call: Notiz aus einem Kontaktprofil starten
Klicken Sie in der Vorschaukarte eines Lieferantenkontakts auf dessen Telefonnummer — Tacto öffnet automatisch eine neue Gesprächsnotiz vom Typ Telefonat, in der dieser Kontakt und Sie selbst bereits als Teilnehmer eingetragen sind.
Nutzung durch KI-Agenten
Sofern das Verhandlungscockpit aktiviert ist, gilt:
Der Preisabwehr-Agent und der Verhandlungsvorbereitungs-Agent greifen automatisch auf die Gesprächsnotizen zu — je mehr Sie dokumentieren, desto präziser werden die Antworten.
Archivierte E-Mails werten diese Agenten dagegen nicht aus.
Die eigentliche Verhandlungsvorbereitung dokumentieren Sie in den Verhandlungsnotizen.
Berechtigungen & Zugriff
Einsehen: Nutzer mit der Berechtigung Zugriff auf Aktivitäten sehen die Aktivitäten-Chronik (Gesprächsnotizen, archivierte E-Mails, Ausschreibungs-/Abfrageantworten) in allen Lieferantenprofilen, auf die sie Zugriff haben. Ohne diese Berechtigung sind Reiter, Abschnitt und Verweise nicht sichtbar.
Erstellen, bearbeiten, löschen: zusätzlich die Berechtigung Lieferanten bearbeiten. Fehlt sie, ist Neue Aktivität ausgegraut und E-Mails lassen sich nicht archivieren/löschen.
Bekannte Einschränkungen
Suche und Filter gelten nur innerhalb des geöffneten Lieferantenprofils, nicht über alle Lieferanten hinweg.
Durchsucht werden nur Titel/Textinhalt der Gesprächsnotizen sowie Betreff/Text der E-Mails – KI-Zusammenfassung, Dateien und Teilnehmernamen werden nicht durchsucht (für Teilnehmer gibt es den eigenen Filter).
Antworten auf Ausschreibungen und Abfragen werden über das Suchfeld nur anhand des Titels der Ausschreibung/Abfrage gefunden; nutzen Sie ergänzend den Aktivitätsfilter.
Es besteht keine Postfach-Anbindung an Outlook oder Gmail; E-Mails werden einzeln von Hand archiviert. Ausnahme: E-Mails, die der Preisabwehr-Agent bearbeitet hat, erscheinen automatisch in den Aktivitäten des Lieferanten.
Archivierte E-Mails sind schreibgeschützt; das Beantworten erfolgt weiterhin im E-Mail-Programm.
Häufige Fragen
F: Was ist der Unterschied zwischen Gesprächsnotizen und Verhandlungsnotizen?
A: Die Einsatzzwecke unterscheiden sich:
Gesprächsnotizen dokumentieren Lieferantengespräche (Telefonate, Videoanrufe, persönliche Treffen) — sie haben immer ein Datum und Teilnehmer.
Verhandlungsnotizen sind für die Verhandlungsvorbereitung gedacht.
Allgemeine Lieferanteninformationen (z. B. Lieferantenstrategie, Eigentümerwechsel) gehören in benutzerdefinierte Attribute oder Freitextfelder — nicht in Gesprächsnotizen.
F: Sind Aktivitäten (Gesprächsnotizen) verfügbar, wenn nur das Analytics Modul vorhanden ist?
A: Nein. Sie stehen ausschließlich Kunden mit aktiviertem SRM-Modul zur Verfügung.
F: Können Einsparungen mit einer Gesprächsnotiz verknüpft werden?
A: Ja. Im Abschnitt Einsparungen der Seitenleiste verknüpfen Sie bestehende Maßnahmen oder erfassen über Einsparung via Maßnahme erfassen direkt eine Einsparung. Wählen Sie dabei keine bestehende Maßnahme, legt Tacto automatisch eine neue an.
F: Welche Dateien lassen sich als E-Mail archivieren? Ist das eine Postfach-Integration?
A: E-Mails aus Outlook (.msg) sowie .eml-Dateien, jeweils samt Anhängen. Es handelt sich nicht um eine automatische Postfach-Anbindung – Sie entscheiden selbst, welche E-Mail zur Lieferantenhistorie gehört, und archivieren sie einzeln von Hand.
F: Was passiert mit dem bisherigen Reiter „Gespräche“?
A: Der Reiter heißt inzwischen für alle Organisationen Aktivitäten und enthält Gespräche, E-Mails und Ausschreibungsantworten in einer gemeinsamen Chronik. Bestehende Gesprächsnotizen bleiben erhalten.
Dokumente – Verträge, Zertifikate und weitere Dateien
Alle Dokumente des Lieferanten inkl. Gültigkeit und Freigabestatus.
Kontakte – Ansprechpartner beim Lieferanten
Alle Ansprechpartner des Lieferanten; Kontakte anlegen, bearbeiten, importieren, deaktivieren oder löschen.
Verhandlung – Verhandlungscockpit mit Kennzahlen und Notizen
Verhandlungscockpit mit Kennzahlen (u. a. ABC-Klassifizierung) und Verhandlungsnotizen. Sichtbar mit der Berechtigung Analytics-Dashboards anzeigen, sofern das Verhandlungsmodul aktiviert ist. Ist der Lieferant Teil einer Lieferantenstruktur, können Sie beim übergeordneten Lieferanten die verknüpften Lieferanten gemeinsam auswerten.
Artikel – zugeordnete Artikel (Bezugsquellen)
Die Bezugsquellen des Lieferanten, also alle ihm zugeordneten Artikel. Sichtbar mit der Berechtigung Bezugsquellen anzeigen.
Transaktionen – Bestellungen, Wareneingänge, Qualitätsmeldungen, Rechnungen, Mengenkontrakte
Bestellungen, Wareneingänge, Qualitätsmeldungen, Rechnungen und Mengenkontrakte dieses Lieferanten.
Tools – Abfragen, RFQs, Bewertungen, Aufgaben, Hinweise und Maßnahmen
Abfragen, RFQs, Bewertungen, Aufgaben, Hinweise und Maßnahmen, jeweils gefiltert auf diesen Lieferanten.
Individuelle Ansichten – konfigurierbare Ansichten auf die Attribute
Zusätzliche, von Ihrer Organisation konfigurierte Ansichten auf die Attribute des Lieferanten.
Profil anpassen
Welche Attribute es gibt und welche Abschnitte im Profil in welcher Reihenfolge erscheinen, richten Key User bzw. Administratoren für die ganze Organisation ein (Berechtigungen Attribute verwalten und Profilansichten verwalten).
Berechtigungen & Zugriff
Grundzugriff: Lieferantenprofile anzeigen.
Stammdaten, Aktivitäten und Feedback zur KI-Zusammenfassung: zusätzlich Lieferanten bearbeiten.
Die Sichtbarkeit einzelner Reiter und Abschnitte richtet sich nach separaten Berechtigungen je Bereich (z. B. Zugriff auf Aktivitäten, Kontakte anzeigen, Dokumente anzeigen, Bezugsquellen anzeigen, Analytics-Dashboards anzeigen).
Profil anpassen: Profilansichten verwalten; Attribute anlegen: Attribute verwalten.
Bekannte Einschränkungen
Die Änderungshistorie benutzerdefinierter Attribute lässt in manchen Fällen nicht eindeutig erkennen, ob eine Änderung aus einer automatisierten Anbindung oder einem manuellen Massen-Import stammt.
Automatisch generierte Inhalte (KI-Zusammenfassung, Industrie, weitere KI-Attribute) sind eine KI-gestützte Einschätzung und sollten bei Bedarf manuell geprüft werden.
Häufige Fragen
F: Warum sehe ich andere Reiter als ein Kollege?
A: Die angezeigten Reiter hängen von den für Ihre Organisation aktivierten Modulen und von Ihren individuellen Berechtigungen ab.
F: Kann ich festlegen, welche Stammdaten im Profil angezeigt werden?
A: Ja, als Key User bzw. Administrator – über Lieferantenattribute und die Profilansicht.
F: Woher stammt die KI-Zusammenfassung?
A: Aus einer öffentlichen Websuche zu Name, Website und Adresse des Lieferanten. Interne Tacto-Daten werden dafür nicht verwendet.