Überblick
Das Kontakte-Modul bündelt alle Ansprechpartner Ihrer Lieferanten an einem Ort – als globale Liste über alle Lieferanten hinweg und als Reiter im jeweiligen Lieferantenprofil.
Das bedeutet konkret:
Eine globale Kontaktübersicht mit Filtern und Massenfunktionen
Dieselben Kontakte direkt im Reiter Kontakte des jeweiligen Lieferantenprofils
Kontakte lassen sich mit Gesprächsnotizen, Ausschreibungen und Abfragen verknüpfen
Welches Problem löst diese Funktion?
Ohne zentrale Kontaktverwaltung verteilen sich Ansprechpartner über E-Mails, Tabellen oder einzelne Postfächer. Das Kontakte-Modul macht sie durchsuchbar, pflegbar und direkt nutzbar in anderen Tacto-Funktionen.
Typische Anwendungsfälle:
Alle Ansprechpartner eines Lieferanten auf einen Blick sehen
Vor einer Ausschreibung oder Abfrage passende Kontakte auswählen
Kontakte in größerer Zahl importieren oder pflegen
So funktioniert es
1. Voraussetzungen
Berechtigung zum Anzeigen von Kontakten
Für weitere Aktionen: jeweils gesonderte Berechtigung (siehe Berechtigungen & Zugriff)
2. Kontakte finden
Globale Ansicht über den Navigationspunkt Kontakte, mit Filtern über alle Lieferanten hinweg
Lieferantenbezogene Ansicht im Reiter Kontakte des jeweiligen Lieferantenprofils
3. Einen Kontakt anlegen
Öffnen Sie die Kontaktübersicht (global oder im Lieferantenprofil).
Starten Sie das Anlegen eines neuen Kontakts.
Erfassen Sie Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und den zugehörigen Lieferanten sowie optional Telefonnummer und Sprache.
Ergänzen Sie im zweiten Schritt optional Abteilung, Position, Verantwortlichkeit sowie organisationsspezifische Attribute.
4. Kontakte bearbeiten und importieren
Bestehende Kontakte lassen sich jederzeit bearbeiten; E-Mail-Adresse und zugeordneter Lieferant sind nach dem Anlegen nicht mehr änderbar.
Für größere Datenmengen steht ein Import per CSV- oder Excel-Datei zur Verfügung (Neu hinzufügen → Kontakte importieren).
5. Kontakte in anderen Funktionen nutzen
Ein Klick auf die Telefonnummer eines Kontakts öffnet automatisch eine neue Gesprächsnotiz mit diesem Kontakt als Teilnehmer (sofern Sie die Berechtigung Zugriff auf Aktivitäten haben und der Kontakt einem Lieferanten zugeordnet ist).
Kontakte lassen sich als Teilnehmer zu Ausschreibungen und Abfragen hinzufügen.
Ist einem Kontakt die Verantwortlichkeit "Preisanfragen für Artikel" zugeordnet, wird er automatisch als Teilnehmer hinzugefügt, sobald sein Lieferant zu einer Ausschreibung (RfQ) hinzugefügt wird. Umgekehrt erhalten Kontakte, die Sie einer Ausschreibung hinzufügen, diese Verantwortlichkeit automatisch.
Berechtigungen & Zugriff
Anzeigen, Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Kontakten sind vier separate Berechtigungen – eine Person kann z. B. Kontakte anzeigen, aber nicht löschen dürfen.
Bekannte Einschränkungen
Es gibt kein Konzept eines "Hauptkontakts" – alle Kontakte eines Lieferanten sind gleichrangig.
Die E-Mail-Adresse eines Kontakts lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern.
Häufige Fragen
F: Wofür wird die bevorzugte Sprache eines Kontakts verwendet?
A: Sie bestimmt, in welcher Sprache automatisierte Kommunikation an diesen Kontakt ausgeht; ist keine Sprache hinterlegt, wird ersatzweise die Landessprache und andernfalls Englisch verwendet.
F: Kann ich Kontakte massenhaft importieren?
A: Ja, über Neu hinzufügen → Kontakte importieren in der Kontaktübersicht (CSV- oder Excel-Datei).
F: Warum öffnet sich beim Klick auf eine Telefonnummer automatisch eine neue Notiz?
A: Das ist eine bewusste Verknüpfung zu den Aktivitäten – so lässt sich ein Telefonat direkt dokumentieren, sofern diese Funktion für Sie aktiviert ist.