Überblick
Ein neues RFQ erstellen Sie in vier Schritten: Allgemein → Artikel → Details → Lieferanten. Abschließend klicken Sie auf „Veröffentlichen". Mit einer Vorlage sind viele Angaben bereits vorbefüllt (siehe „RFQ-Vorlagen und interne Felder").
Schritt 1: Allgemein
Titel
Hauptkontakt für Lieferanten — wird Lieferanten als Ansprechpartner angezeigt und erhält Benachrichtigungen, z. B. wenn ein Lieferant antwortet, ablehnt oder sein Angebot zurückzieht
Benachrichtigte Teammitglieder — werden ebenfalls benachrichtigt, sobald ein Lieferant antwortet
Frist — Lieferanten können nur bis zu diesem Termin Angebote einreichen
Einladungsnachricht — in den Lieferantensprachen Ihrer Organisation (Einstellungen → Lieferantensprachen); über „Automatisch übersetzen" lassen sich weitere Sprachen befüllen
Dokumente — z. B. NDAs oder AGB (Lieferanten sehen diese als „Allgemeine Dokumente")
Interne Informationen — die internen Felder Ihrer Organisation; sie sind für Lieferanten nicht sichtbar
Schritt 2: Artikel
Fügen Sie Artikel über „Artikel hinzufügen", „Artikel erstellen" oder „Artikel importieren" hinzu. Für jeden Artikel können Sie angeben:
Mengen (inkl. Staffelmengen)
Preiseinheit (z. B. 1 Stück, 1000 Meter, 1000 Kilogramm)
Optional: Kommentar oder Anhänge
Über „Spalte hinzufügen" blenden Sie weitere Spalten ein – entweder Artikel-Eigenschaften Ihrer Organisation (z. B. Material oder Bedarfsstrategie, sofern gepflegt) oder benutzerdefinierte Text-Spalten. Die Reihenfolge von Artikeln und Spalten lässt sich anpassen.
Mengen aus Analytics übernehmen: Ist das Analytics-Modul aktiviert, finden Sie im Spaltenkopf „Mengen" die Option „Mengen aus Analytics abrufen". Wählen Sie einen Zeitraum, und Tacto übernimmt die historischen Mengen – bereits eingetragene Mengen werden dabei überschrieben. Gerade bei wiederkehrenden Ausschreibungen (z. B. Werkzeuge, indirekter Bedarf, MRO) entfällt so der Umweg über Excel.
Schritt 3: Details
Reiter „Preistabelle": Standardmäßig wird der Preis pro Einheit abgefragt. Zusätzlich stehen die Standardspalten Mindestbestellmenge, Werkzeugkosten, Transportkosten und Lieferzeit in Kalendertagen zur Verfügung sowie benutzerdefinierte Spalten (Text, Zahl oder Preis, optional als Pflichtfeld).
Reiter „Währungen, Zahlungs- und Lieferbedingungen":
Basiswährung (Standard: EUR) — Standardwährung für Lieferanten und Basis für die Umrechnung beim Vergleich.
„Erlauben Sie Lieferanten, Preise in anderen Währungen anzugeben" — standardmäßig deaktiviert. Ist die Option aktiv, können Lieferanten in einer anderen Währung antworten; Tacto rechnet die Angebote in der Auswertung automatisch in Ihre Basiswährung um.
Optional Zahlungsbedingungen (z. B. Skonto) und Incoterms abfragen.
Schritt 4: Lieferanten
Klicken Sie auf „Lieferantenkontakte hinzufügen" und wählen Sie die gewünschten Kontakte aus. Über „Lieferantenlisten hinzufügen" übernehmen Sie gespeicherte Lieferantenlisten. Unter „Vorgeschlagene Lieferanten" schlägt Tacto Lieferanten vor, die die angefragten oder ähnliche Artikel liefern.
Ist bei einem Kontakt die Verantwortlichkeit „Preisanfragen für Artikel" hinterlegt, wird dieser Kontakt automatisch vorausgewählt. Fehlt ein Ansprechpartner in Tacto, können Sie ihn direkt hier anlegen, ohne vorher ins Lieferantenprofil zu wechseln.
Vorschau und Veröffentlichen
Über „RFQ Vorschau öffnen" und „Einladungs E-Mail Vorschau öffnen" prüfen Sie, wie RFQ und Einladung bei Ihren Lieferanten ankommen. Klicken Sie anschließend auf „Veröffentlichen" – die Lieferanten erhalten ihre Einladung per E-Mail.
Bitte beachten Sie: Artikel und Preistabelle können nach der Veröffentlichung nicht mehr geändert werden — so arbeiten alle Lieferanten mit identischen Bedingungen. Gibt ein Lieferant ein Angebot ab, legt Tacto die Bezugsquelle für die angefragten Artikel automatisch an.
Häufige Fragen
F: Wie wähle ich geeignete Lieferanten aus?
A: Sie können beliebig viele Lieferanten hinzufügen und die Vorschläge von Tacto nutzen. Eine strategisch breit angelegte Auswahl ermöglicht bessere Vergleichbarkeit und fundierte Entscheidungen.
F: Kann ich ein RFQ vor dem Veröffentlichen speichern?
A: Ja. Solange das RFQ nicht veröffentlicht ist, bleibt es als Entwurf in der RFQ-Übersicht und kann jederzeit weiterbearbeitet werden.