Wer kann Vorlagen und interne Felder erstellen und bearbeiten?
Vorlagen erstellen und bearbeiten Nutzer mit der Berechtigung „Anfragevorlagen verwalten" – standardmäßig Key-User und Administratoren. Standardbenutzer können Vorlagen nur verwenden.
Interne Felder erstellen Nutzer mit der Berechtigung „Attribute verwalten" – ebenfalls standardmäßig Key-User und Administratoren.
Welcher Nutzergruppe Sie angehören, sehen Sie in den Einstellungen in der Benutzerverwaltung. Beides finden Sie unter Einstellungen → Tools → RFQs.
Vorlagen erstellen
Vorlagen helfen Ihnen, wiederkehrende Anwendungsfälle schnell und einheitlich zu bearbeiten, zum Beispiel für jährliche Ausschreibungen, Zeichnungsteile oder individuell angefertigte Produkte.
Gehen Sie zu Einstellungen → Tools → RFQs.
Klicken Sie auf „RFQ Vorlagen".
Klicken Sie auf „Vorlage erstellen".
Eine Vorlage folgt denselben Schritten wie ein RFQ:
Allgemein — Vorlagentitel, Einladungsnachricht, Dokumente und unter „Interne Informationen" über „Felder hinzufügen" die gewünschten internen Felder. Deadline und Teammitglieder legen Sie erst im jeweiligen RFQ fest.
Artikel — zusätzliche Spalten über „Spalte hinzufügen" (Artikel-Eigenschaften oder „Benutzerdefinierte Spalte") sowie optional Artikel oder Standardwerte (siehe unten).
Details — Reiter „Preistabelle" (z. B. Mindestbestellmenge, Werkzeugkosten, Transportkosten, Lieferzeit in Kalendertagen oder eigene Spalten) und Reiter „Währungen, Zahlungs- und Lieferbedingungen" (Basiswährung, Fremdwährungen, Zahlungsbedingungen, Incoterms).
Artikel oder Standardwerte vorbefüllen
Option 1: Vorlage mit konkreten Artikeln — hinterlegen Sie pro Artikel Mengen, Preiseinheit, Kommentar und Anhänge (z. B. technische Zeichnungen).
Option 2: Vorlage mit Standardwerten für Positionen — hinterlegen Sie Standard-Mengen, Standard-Preiseinheit, einen Standard-Kommentar oder Werte für Artikel-Eigenschaften, die für alle künftig hinzugefügten Positionen gelten. Anhänge sind hier nicht möglich.
Wichtig: Eine Vorlage enthält entweder konkrete Artikel oder Standardwerte – beides zusammen ist nicht möglich. Sobald Sie einen Artikel hinzufügen, werden die Standardwerte entfernt.
Interne Felder erstellen
Interne Felder sind nur für Ihr Team sichtbar, z. B. für Kostenstelle, Projekt oder Freigabestatus.
Gehen Sie zu Einstellungen → Tools → RFQs.
Klicken Sie auf „Interne Felder".
Klicken Sie auf „Neues hinzufügen", geben Sie einen Namen ein und wählen Sie einen Typ (z. B. Text, langer Text, Einfach- oder Mehrfachauswahl, Nutzerauswahl oder Anhänge).
Feldbezeichnungen automatisch übersetzen: Über „Alle automatisch übersetzen" lassen Sie die Bezeichnungen aller Felder maschinell in weitere Sprachen übersetzen. Ein Fortschrittsdialog zeigt den Verlauf; der Vorgang kann jederzeit abgebrochen werden.
Interne Felder löschen: Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü rechts neben dem Feld, wählen Sie „Löschen" und bestätigen Sie. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.
Häufige Fragen
F: Worauf sollte man beim Erstellen einer Vorlage achten?
A: Vergeben Sie einen klaren, aussagekräftigen Namen (z. B. „Drehteile – Q1 2027") und hinterlegen Sie relevante Artikelinformationen wie Material, Maße oder Zeichnungsnummer.