Mit Dokumenten-Freigaben können Administrator oder Key User festlegen, ob Dokumente eines bestimmten Dokumententyps vor der Verwendung in Prozessen formal geprüft werden müssen. Benannte Prüfer können Dokumente genehmigen, ablehnen oder Freigaben widerrufen – direkt aus der Dokumenten-Seitenleiste oder aus einer Anfrage heraus.
Hinweis: In den Dokumenttyp-Einstellungen heißt diese Funktion weiterhin „Freigabe erforderlich". Beim Prüfen eines einzelnen Dokuments setzen Sie im Abschnitt „Genehmigung" den Status auf „Genehmigt", „Abgelehnt" oder „Freigabe ausstehend".
Das bedeutet konkret:
Freigabepflicht pro Dokumententyp konfigurierbar: Genehmigung, Ablehnung (optional mit Kommentar) und Widerruf direkt am Dokument oder in einer Anfrage.
Freigabestatus wird in Lieferanten-Bewertungen berücksichtigt (sofern aktiviert).
Welches Problem löst diese Funktion?
In der Praxis müssen Dokumente wie Zertifikate oder Nachweise häufig intern geprüft werden, bevor sie in Einkaufsprozessen als gültig gelten. Ohne einen formalen Freigabeprozess ist diese Prüfung nicht nachvollziehbar und erzeugt Rückfragen. Mit Dokumenten-Freigaben ist der Prüfstatus direkt am Dokument sichtbar und steuerbar.
Typische Anwendungsfälle:
Fehlerhafte Dokumente ablehnen
Überprüfung und Freigabe der Inhalte von Vereinbarungen und Verträgen
Nachvollziehbarkeit des Prüfprozesses für Compliance-Zwecke
So funktioniert es
1. Voraussetzungen
Für die Konfiguration die Berechtigung Dokumententypen verwalten sowie Zugriff auf das Dokumenten-Modul. Benannte Prüfer müssen als Nutzer in Tacto angelegt sein und Dokumente bearbeiten dürfen.
2. Freigabepflicht für einen Dokumententyp aktivieren
Öffnen Sie die Einstellungen über das Einstellungs-Symbol
Navigieren Sie unter Objekte zu Dokumente → Dokumentenarten
Wählen Sie den gewünschten Dokumententyp aus
Aktivieren Sie die Option Freigabe erforderlich
Weisen Sie im Feld Freigabe-Berechtigte eine oder mehrere Personen als Prüfer zu
Speichern Sie die Einstellungen
3. Ein Dokument freigeben oder ablehnen
Prüfer können Dokumente an zwei Stellen bearbeiten:
Option A – Über die Dokumenten-Seitenleiste:
Öffnen Sie das Dokument in der Dokumenten-Tabelle
In der Seitenleiste erscheint der aktuelle Freigabestatus
Wählen Sie im Abschnitt Genehmigung im Feld Status „Genehmigt" oder „Abgelehnt"
Optional einen Kommentar eingeben und bestätigen (bei Ablehnung empfohlen)
Option B – Direkt aus einer Anfrage:
Öffnen Sie die betreffende Anfrage
Klicken Sie beim hochgeladenen Dokument auf Upload prüfen
Setzen Sie im geöffneten Dokumentdialog den Status im Abschnitt Genehmigung
4. Eine Freigabe widerrufen
Öffnen Sie das freigegebene Dokument
Setzen Sie in der Seitenleiste im Abschnitt Genehmigung den Status zurück auf „Freigabe ausstehend"
Die Freigabe wird sofort zurückgezogen
Hinweis: Ändert sich der dem Dokument zugeordnete Dokumententyp, wird eine bestehende Freigabe automatisch widerrufen.
Freigabestatus & Auswertungen
Dokumente können folgende Freigabestatus haben:
Freigabe ausstehend – Dokument wurde eingereicht, aber noch nicht geprüft
Genehmigt – Dokument wurde von einer Prüfperson freigegeben
Abgelehnt – Dokument wurde mit Kommentar zurückgewiesen
In Auswertungen werden genehmigte Dokumente weiterhin als gültig gewertet. Ausstehende Dokumente (in Prüfung) lösen keine automatischen Erneuerungsaufforderungen an Lieferanten aus – abgelehnte Dokumente werden hingegen weiterhin regulär zur Erneuerung angefragt.
Berechtigungen & Zugriff
Nutzer mit der Berechtigung Dokumententypen verwalten konfigurieren die Freigabepflicht und weisen Prüfer zu.
Prüfer (benannte Nutzer) können Dokumente genehmigen, ablehnen und Freigaben widerrufen. Zusätzlich benötigen Prüfer die Berechtigung, Dokumente zu bearbeiten.
Alle Nutzer mit Dokumentenzugriff können den Freigabestatus einsehen.
Lieferanten erhalten keine Informationen zum internen Freigabe-Status eines Dokuments.
Bekannte Einschränkungen
Mehrstufige Freigaben werden noch nicht unterstützt.
Nur einzelne, namentlich benannte Nutzer können als Prüfer hinterlegt werden – eine rollen- oder gruppenbasierte Zuweisung wird noch nicht unterstützt.
Häufige Fragen
F: Was passiert mit einer Freigabe, wenn ich den Dokumententyp eines Dokuments ändere?
A: Die Freigabe wird automatisch widerrufen. Das Dokument muss anschließend erneut geprüft und genehmigt werden.
F: Können mehrere Personen als Prüfer hinterlegt werden?
A: Ja, pro Dokumententyp können mehrere Prüfer zugewiesen werden. Jede dieser Personen kann Freigaben eigenständig erteilen oder widerrufen.
F: Ist es möglich, mehrstufige Freigaben zu erteilen?
A: Nein, das ist momentan nicht vorgesehen.
F: Sehen Lieferanten den Freigabestatus ihrer Dokumente?
A: Nein, der Freigabestatus ist ein internes Merkmal und für Lieferanten nicht sichtbar.
F: Sind bestimmte Nutzerrecht für die Dokumenten-Freigabe erforderlich?
A: Ja: Sie müssen in der Dokumentenart als freigebende Person hinterlegt sein und zusätzlich Dokumente bearbeiten dürfen.