Einführung
In den Einstellungen unter „Abfragen“ finden Sie drei Bereiche: „Formulare“, „Positionsvorlagen“ und „Attribute“. Über „Formulare“ können Key-User und Administratoren bereits bestehende Vorlagen einsehen, bearbeiten, duplizieren und löschen sowie neue Vorlagen erstellen.
Abfrage-Formular erstellen
Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf „+ Vorlage erstellen“. Geben Sie der Vorlage zunächst einen Namen und wählen Sie eine Anfragekategorie. Je nach Konfiguration Ihres Accounts stehen zur Auswahl:
Lieferant und Artikel (wenn Artikel-Abfragen aktiviert sind), oder
SSA, ESG, REACH und RFQ
Konfiguration für interne Angaben
Im nächsten Schritt werden Sie zum Reiter „Konfiguration für interne Angaben“ weitergeleitet.
Die folgenden Eigenschaften müssen bei jeder Abfrage angegeben werden und werden deshalb automatisch zur Vorlage hinzugefügt: Anfragetitel, Verantwortlicher, Fälligkeitsdatum.
Über „Interne Angabe verknüpfen“ können Sie weitere interne Angaben vom Ersteller der Abfrage ausfüllen lassen, z. B. eine Projektnummer, der die Abfrage zugeordnet werden kann.
Lieferanten Formular bearbeiten
Öffnen Sie unter Einstellungen → Abfragen → Formulare die gewünschte Vorlage. Oben finden Sie die Reiter „Konfiguration für interne Angaben“ und „Lieferanten Formular“. (Vorlagen der Kategorie „Artikel“ öffnen einen eigenen Editor ohne diese Reiter – siehe „Vorlagen für Artikel-Abfragen erstellen und bearbeiten“.)
Im Reiter „Lieferanten Formular“ wird die eigentliche Abfragevorlage erstellt.
Je nach Art der Abfrage kann der Aufbau sehr unterschiedlich sein.
Grundsätzlich besteht eine Abfrage aus einer oder mehreren Seiten, gekennzeichnet durch ein lila „Seite“-Label; Seiten können individuell benannt werden.
Eine Seite kann mehrere Sektionen enthalten, die über das „+“-Symbol („Neue Sektion hinzufügen“) hinzugefügt werden. Über das gleiche Symbol kann unter „Seitentrenner“ auch ein „Seitenumbruch“ hinzugefügt werden.
Es ist hilfreich, eine Abfrage mit einer „Nachricht an den Lieferanten“ zu beginnen, damit Lieferanten informiert sind, welche Angaben sie im Laufe der Abfrage machen sollen.
Beim Hinzufügen einer neuen Sektion haben Sie die Wahl zwischen „Vordefinierten Sektionen“ (gut geeignet für ein Lieferanten-Onboarding, z. B. Kontakte, Unternehmensanschrift, Bankverbindung, Zertifikate, Jahresumsatz, Dokumentenabfrage, Artikel) und „Benutzerdefinierten Sektionen“ (Lieferanteneigenschaften abfragen, Dokumentenanforderungen definieren).
Vordefinierte Sektionen können als Ganzes verpflichtend gemacht werden („Sollen die Daten verpflichtend abgefragt werden?“); bei benutzerdefinierten Sektionen legen Sie die Pflichtangabe je Eigenschaft oder Dokument einzeln über den Schalter „Pflichtfeld?“ fest.
In der Sektion „Kontakte“ können Sie unter „Abteilungen“ angeben, zu welchen Abteilungen Ihre Lieferanten verpflichtend einen Kontakt hinterlegen sollen.