Überblick
In Tacto erfassen und verfolgen Sie die Einsparmaßnahmen Ihres Einkaufsteams, von der ersten Idee bis zur Realisierung. Hinweise lassen sich direkt in Einsparmaßnahmen überführen, eigene Initiativen legen Sie manuell an. Die Ergebnisse sehen Sie im Dashboard unter Einsparungen.
Welches Problem löst diese Funktion?
Einkaufsteams erzielen Einsparungen über viele Kanäle: Verhandlungen, Ausschreibungen, eigene Initiativen. Ohne zentrales Instrument landen diese Ergebnisse in parallel gepflegten Tabellen. Tacto ist die zentrale Stelle für vom Einkauf erzielte Einsparungen:
Verlässliche Zahlen für Team und Geschäftsführung ohne Schatten-Tabellen
Alle Einsparquellen an einem Ort sichtbar
Nachvollziehbare Grundlage für Berichte und Budgetplanung
Einsparmaßnahmen anlegen
Sie finden Ihre Einsparmaßnahmen in der Sidebar unter Einsparungen, Maßnahmen.
a) Aus einem Hinweis
Öffnen Sie einen offenen Hinweis.
Klicken Sie auf „Bearbeitung starten".
Wählen Sie „Neue Maßnahme anlegen" oder „Zu laufender Maßnahme hinzufügen" (empfohlen bei verwandten Hinweisen zum selben Lieferanten oder derselben Initiative).
Die Maßnahme wird angelegt bzw. verknüpft, der Hinweis erhält den Status Akzeptiert.
b) Manuell
Öffnen Sie Einsparungen, Maßnahmen.
Klicken Sie auf „Einsparmaßnahme hinzufügen".
Füllen Sie Beschreibung, Status und Verknüpfungen aus und speichern Sie.
c) Aus anderen Bereichen
Einsparmaßnahmen können auch aus einer vergebenen Anfrage (RFQ), einem Kostenmodell, einem Lieferantenprofil oder einem Gespräch heraus angelegt werden.
Einsparmaßnahmen bearbeiten
Eine Einsparmaßnahme enthält:
Status: Idee, Geplant, In Bearbeitung, Abgeschlossen oder Abgebrochen. Startdatum und Enddatum werden beim Wechsel auf In Bearbeitung bzw. Abgeschlossen automatisch gesetzt.
Verantwortliche Person und „Gültig ab" (ab wann die Einsparung wirkt)
Beschreibung der Maßnahme
Einsparungen: eine Zeile je Artikel mit Ausgangspreis, neuem Preis und Menge
Verknüpfungen zu Lieferanten, Warengruppen, Artikeln, Werken, Hinweisen, RFQs, Aufgaben, Kostenmodellen und Gesprächen
Vorgeschlagene Aktionen: RFQ erstellen, Aufgabe erstellen, Verhandlung vorbereiten
Einsparmaßnahme abschließen
Damit eine Einsparung im Dashboard als realisiert gezählt wird, muss die Maßnahme abgeschlossen und mit einem „Gültig ab"-Datum versehen sein.
Öffnen Sie die Einsparmaßnahme.
Prüfen Sie die Einsparungen: Ausgangspreis, neuer Preis und Menge je Zeile.
Setzen Sie im Kontextpanel das Datum „Gültig ab". Ab diesem Datum wirkt die Einsparung in Ihrer GuV und wird gleichmäßig auf 12 Monate verteilt.
Setzen Sie den Status auf Abgeschlossen. Das Enddatum wird dabei automatisch auf heute gesetzt.
Wichtig: Ohne „Gültig ab" wird eine abgeschlossene Maßnahme in den Dashboard-Ansichten „Einsparungen" und „Kostenvermeidung" nicht gezählt, sondern nur in „Einkaufserfolge" (diese Ansicht bucht nach Abschlussdatum). Das Datum wird beim Abschließen nicht automatisch gesetzt, auch nicht bei Maßnahmen aus Hinweisen oder RFQ-Vergaben.
Tipp: Gelten einzelne Einsparungszeilen ab einem anderen Datum, können Sie „Gültig ab" auch je Zeile setzen. Zeilen ohne eigenes Datum übernehmen das Datum der Maßnahme.
Hinweise automatisch zuweisen lassen
Mit der Einstellung „Hinweise automatisch zuweisen" (Einstellungen, Einsparungen) weist Tacto Intelligence neue Hinweise anhand bisheriger Zuweisungsmuster automatisch der passenden Person zu. Die Einstellung muss aktiviert werden.
Mehrere Hinweise gebündelt in eine Einsparmaßnahme überführen
Wählen Sie in der Liste der offenen Hinweise die gewünschten Hinweise per Mehrfachauswahl aus.
Klicken Sie auf „In Maßnahme bündeln".
Wählen Sie, ob eine neue Maßnahme angelegt oder eine bestehende verknüpft werden soll.
Prüfen Sie die Zeilen je Hinweis und bestätigen Sie. Alle ausgewählten Hinweise werden verknüpft, betroffene Lieferanten und Artikel werden automatisch mitverknüpft, und die Hinweise erhalten den Status Akzeptiert.
Hinweise mit unterschiedlichen Währungen können nicht gemeinsam gebündelt werden. Verknüpfte Hinweise lassen sich später in den Verknüpfungen der Maßnahme wieder entfernen.
Einsparungen aus Gesprächen erfassen
Aus einem Gespräch mit einem Lieferanten können Sie über „Einsparung via Maßnahme erfassen" direkt eine Einsparung erfassen, wahlweise in einer bestehenden oder einer automatisch angelegten Maßnahme. Die Funktion wird pro Kunde freigeschaltet.
Kostenvermeidung erfassen
Neben Einsparungen dokumentieren Sie in Tacto auch Kostenvermeidung, also abgewehrte oder reduzierte Preiserhöhungen. Beide Kennzahlen werden getrennt berechnet und getrennt ausgewiesen.
Beispiel: Ein Lieferant fordert +8 %, vereinbart werden +2 %. Die Kostenvermeidung beträgt 6 Prozentpunkte, die tatsächliche Preiswirkung bleibt die Erhöhung von +2 %.
So erfassen Sie Kostenvermeidung:
Öffnen Sie die Einsparmaßnahme.
Erfassen Sie in den Einsparungen Forderung, Ausgangspreis, neuen Preis und Menge. Forderung und neuer Preis können als Prozentwert gegenüber dem Ausgangspreis eingegeben werden.
Geben Sie den Ausgangspreis manuell ein oder übernehmen Sie ihn über „Ausgangspreis aus letztem Bestellpreis übernehmen" (optional mit Zeitraum).
Speichern Sie. Der vermiedene Betrag erscheint in der Spalte „Vermieden" und in der Dashboard-Ansicht Kostenvermeidung.
Bekannte Einschränkungen der Kostenvermeidung:
Je Zeile eine Forderung und ein Ergebnis, mehrere Verhandlungsrunden werden nicht einzeln abgebildet.
Keine automatische Annualisierung, die Menge wird manuell erfasst.
Bei Einsparmaßnahmen aus einer RFQ-Vergabe wird keine Forderung übernommen, sie kann aber nachträglich ergänzt werden.
Berechtigungen & Zugriff
Maßnahmen und Dashboard sind für Nutzer mit der Berechtigung zum Anzeigen von Maßnahmen sichtbar. Anlegen, Bearbeiten und Löschen sind separat berechtigt.
Nutzer mit „Hinweise anzeigen" erhalten automatisch auch Lesezugriff auf Maßnahmen.
Häufige Fragen
F: Warum erscheint meine abgeschlossene Maßnahme nicht in der Ansicht „Einsparungen"?
A: Vermutlich fehlt das Datum „Gültig ab". Setzen Sie es in der Maßnahme, danach wird die Einsparung ab diesem Datum gezählt.
F: Wann sollte „Zu laufender Maßnahme hinzufügen" gewählt werden?
A: Immer dann, wenn ein neuer Hinweis dieselbe Initiative, denselben Lieferanten oder dieselbe Aktivität betrifft, die bereits bearbeitet wird. So entstehen keine Duplikate.
F: Können Einsparmaßnahmen ohne vorherigen Hinweis erstellt werden?
A: Ja. Eigene Initiativen lassen sich jederzeit unter Einsparungen, Maßnahmen über „Einsparmaßnahme hinzufügen" anlegen.
F: Verändert Kostenvermeidung meine bestehenden Einsparungen?
A: Nein. Einsparungen und Kostenvermeidung werden getrennt berechnet und ausgewiesen.