Überblick
Hinweise sind automatisierte Empfehlungen aus dem Analytics-Modul, die zeigen, wo in Ihrem Einkauf Einsparpotenziale bestehen. Tacto analysiert dazu laufend Ihre Einkaufs- und Bestelldaten, weist Sie proaktiv auf auffällige Muster hin und unterstützt Sie anschließend bei der Umsetzung im Team.
So funktioniert es
Spezialisierte Agenten suchen nach bestimmten Mustern in Preisentwicklung, Bestellverhalten oder Vertragsnutzung und erzeugen daraus Hinweise mit Einsparpotenzial.
Die festgelegten Personen werden per In-App-Benachrichtigung und E-Mail über neue Hinweise informiert.
Sie prüfen den Hinweis und überführen ihn in eine Einsparmaßnahme (Status Akzeptiert) oder verwerfen ihn mit Feedback (Status Abgelehnt).
Die Umsetzung und die realisierten Einsparungen verfolgen Sie in der Einsparmaßnahme und im Dashboard.
Voraussetzungen
Bestell- und Rechnungsdaten sind in Tacto hinterlegt.
Berechtigung „Hinweise anzeigen".
Hinweise finden und bearbeiten
Wo Sie Hinweise finden
Öffnen Sie in der Sidebar unter Einsparungen den Bereich Hinweise.
Wechseln Sie oben zwischen Offen, Akzeptiert und Abgelehnt. Mit „Meine Hinweise" sehen Sie nur die Ihnen zugewiesenen Hinweise.
Filtern Sie die Liste zum Beispiel nach Hinweisart, Lieferant, Artikel, Warengruppe, Werk, Einkäufer, Zuständigkeit oder Potenzial, oder nutzen Sie die Suche.
Klicken Sie bei einem Hinweis auf Öffnen, um Beschreibung, Einsparpotenzial, Diagramme sowie die zugehörigen Bestellungen, Rechnungen und Mengenkontrakte einzusehen.
So bearbeiten Sie Hinweise
Tacto informiert die festgelegten Personen automatisch über neue Hinweise per In-App-Benachrichtigung und E-Mail. Neue Hinweise sind als ungelesen markiert.
Öffnen Sie den Hinweis und prüfen Sie Beschreibung, Diagramme, verlinkte Bestellungen, Rechnungen und Mengenkontrakte sowie den zugeordneten Artikel, Lieferanten, die Warengruppe und das Werk.
Entscheiden Sie:
Bearbeitung starten: Wählen Sie „Neue Maßnahme anlegen" oder „Zu laufender Maßnahme hinzufügen". Der Hinweis erhält den Status Akzeptiert.
Hinweis verwerfen: Geben Sie an, ob der Hinweis trotzdem hilfreich war, und hinterlegen Sie eine kurze Begründung. Ihr Feedback fließt in künftige Hinweise ein. Optional können Sie den Hinweis dabei stummschalten. Der Hinweis erhält den Status Abgelehnt.
Einen abgelehnten Hinweis können Sie später über „Hinweis erneut bearbeiten" wieder aufnehmen.
Direkt aus einem Hinweis können Sie außerdem eine Verhandlung vorbereiten oder eine Anfrage (RFQ) erstellen.
So arbeiten Sie an einer Einsparmaßnahme weiter
Ein angenommener Hinweis lebt als Einsparmaßnahme weiter. Dort durchläuft er die Status Idee, Geplant, In Bearbeitung und Abgeschlossen oder Abgebrochen. Weisen Sie eine verantwortliche Person zu, verknüpfen Sie Lieferanten, Artikel und Aufgaben, und dokumentieren Sie realisierte Einsparungen. Details: „Einsparmaßnahmen erfassen und verfolgen".
Kontextbasierte Auswertung durch Tacto Intelligence
Tacto Intelligence bezieht bei kaufmännischen Hinweisen zusätzlichen Kontext aus Ihrem Account ein. Die Hinweise erhalten dadurch eine kontextualisierte Beschreibung und einen Vorschlag für die nächsten Schritte. Hinweise ohne erkennbaren Mehrwert werden aussortiert und gar nicht erst angezeigt bzw. mit Begründung abgelehnt.
Berücksichtigte Kontextquellen:
Frühere Hinweise mit Notizen und Feedback
Gesprächsnotizen mit Lieferanten
Bestehende Einsparmaßnahmen
Mengen- und Rahmenverträge
Bestellungen, Rechnungen und Lieferungen
Unternehmenskontext Ihrer Organisation
Betroffen sind: Signifikanter Preisanstieg, Langfristige Preisentwicklung, Keine Preisänderung, Günstigerer Alternativlieferant und Mengenzuwachs ohne Preisanpassung. Bestellverhalten-Hinweise sind nicht einbezogen.
Diagramme und Agenten
Je nach Hinweisart zeigt Tacto die Preisentwicklung im Tages- oder Jahresvergleich, die Preisauswirkung oder die Entwicklung gegenüber einem Erzeugerpreisindex.
Hinweise aus individuellen Analysen enthalten zusätzliche Diagramme direkt in der Beschreibung, zum Beispiel das Kostenmodell hinter einem Preis oder den Werksvergleich für dasselbe Teil.
Hinweise können in der Liste nach dem Agenten gruppiert werden, der sie erzeugt hat. Die Gruppierung nach Agenten wird pro Kunde freigeschaltet; bis dahin sehen Sie die Hinweisarten.
Bekannte Einschränkungen
Filter lassen sich in der App nicht als Ansicht speichern. Tipp: Filter einstellen und die Seite als Lesezeichen speichern, beim Aufruf werden die Filter wiederhergestellt.
Berechtigungen & Zugriff
Zum Anzeigen von Hinweisen ist die Berechtigung „Hinweise anzeigen" nötig. Sie setzt Lesezugriff auf Bestellungen und Rechnungen voraus.
Hinweise in Maßnahmen bündeln oder bearbeiten erfordert zusätzlich die Berechtigung zum Bearbeiten von Hinweisen.
Häufige Fragen
F: Wie oft sollten Hinweise geprüft werden?
A: Am besten regelmäßig, zum Beispiel im wöchentlichen Teammeeting, mit klar zugewiesenen Verantwortlichkeiten.
F: Wer unterstützt bei der Bewertung und Umsetzung von Hinweisen?
A: Das Customer Value Team unterstützt bei der Bewertung einzelner Hinweise, der Abstimmung mit Lieferanten sowie der Umsetzung und Messung von Einsparungen, inklusive Procurement Advisory Services.
Arten von Hinweisen
Tacto erzeugt automatisch verschiedene Hinweisarten auf Basis Ihrer Einkaufs- und Bestelldaten. Die Hinweise sind nach dem Agenten gruppiert, der sie erstellt hat; ein Agent kann mehrere Hinweisarten melden.
Preistrend-Agent
Signifikanter Preisanstieg
Definition: Ein Artikel weist zwischen zwei Bestellungen einen deutlichen Preisanstieg auf.
Beispiel: Zwischen dem 10.09.2024 und dem 10.01.2025 stieg der Preis um 5,92 % (4,20 €). Potenzial: 16.800,00 € Einsparung in den nächsten 12 Monaten.
Typische Maßnahmen:
Lieferanten zur Nachverhandlung kontaktieren
Alternativen prüfen (z. B. über RFQ)
Bedarfe bündeln, um die Verhandlungsposition zu stärken
Langfristige Preisentwicklung
Definition: Preise steigen über einen längeren Zeitraum kontinuierlich.
Beispiel: +34,00 % in 36 Monaten (119,46 €). Potenzial: 9.880,03 €
Hintergrund: „Salami-Taktik", kleine, schrittweise Preiserhöhungen summieren sich.
Typische Maßnahmen:
Preise neu verhandeln
Ausschreibungen starten (RFQ)
Keine Preisänderung
Definition: Der Preis bleibt über einen langen Zeitraum konstant.
Beispiel: Keine Änderung in 24 Monaten. Potenzial: 6.323,22 €
Hintergrund: Der Lieferant gibt Effizienzgewinne nicht proaktiv weiter, eine gute Ausgangslage für Verhandlungen.
Typische Maßnahmen:
Preis neu anfragen (RFQ)
Verhandlungen anstoßen
Kostenmodell-Agent
Hinweisart: Kostenlücke im Artikelkostenmodell
Definition: Der Preis ist schneller gestiegen als die Kostenfaktoren hinter dem Produkt. Tacto baut aus Rohstoff, Energie und den weiteren hinterlegten Kostenfaktoren einen fairen Kostenpfad und vergleicht ihn mit der tatsächlichen Preisentwicklung.
Hintergrund: Verhandelt wird die Differenz zwischen beiden Linien, nicht der gesamte Anstieg.
Typische Maßnahmen:
Über die Differenz verhandeln
Den Lieferanten um seine Kalkulation bitten und beide Modelle gegenüberstellen
Eine Indexklausel vereinbaren, die in beide Richtungen wirkt
Rohstoff-Agent
Hinweisart: Preisentwicklung weicht von Erzeugerpreisindex ab
Definition: Die Preisentwicklung eines Artikels weicht deutlich vom passenden Erzeugerpreisindex ab. Der Hinweis zeigt Preis und Index in einem gemeinsamen Diagramm.
Typische Maßnahmen:
Die Abweichung als Verhandlungsargument nutzen
Eine Preisgleitklausel auf Basis des Index vereinbaren
Benchmarking-Agent
Hinweisart: Günstigerer Alternativlieferant
Definition: Ein anderer Lieferant hat denselben Artikel in den letzten 12 Monaten günstiger geliefert.
Beispiel: Ein Wechsel zum günstigeren Lieferanten könnte 57.251,60 € Einsparung bringen.
Typische Maßnahmen:
Alternativlieferanten kontaktieren
Preis als Verhandlungsargument nutzen
Sourcing-Strategie überarbeiten (z. B. Zweitlieferanten aufnehmen)
Preisabweichungs-Agent
Hinweisart: Zeichnungsteile-Preisabweichung
Definition: Bei Zeichnungsteilen streuen die Preise stärker, als Material und Gewicht erklären. Der Vergleich läuft nicht über die Artikelnummer, sondern über vergleichbare Teile.
Typische Maßnahmen:
Die Ausreißer gegen die Kalkulation halten
Eine Anfrage über ein Teilebündel statt über einzelne Teile
Volumensteigerungs-Agent
Hinweisart: Mengenzuwachs ohne Preisanpassung
Definition: Die Bestellmenge steigt stark an, der Preis bleibt gleich oder steigt.
Beispiel: +878,22 % Menge in 18 Monaten, kein Preisnachlass. Potenzial: 20.570,00 €
Hintergrund: Der Lieferant produziert mehr vom Gleichen und gibt den Skaleneffekt nicht weiter. Rückwirkend lässt sich das nicht einfordern, nach vorne schon.
Typische Maßnahmen:
Mengenrabatt nachverhandeln
Preisstaffeln optimieren
Langfristige Rahmenverträge prüfen
Bestellbündelungs-Agent
Hinweisarten: Konzentration von Bestellaktivitäten (gleicher Preis) und Konzentration von Bestellaktivitäten zu unterschiedlichen Preisen
Definition: Ein Artikel wird innerhalb kurzer Zeit mehrfach bestellt, mit gleichen oder unterschiedlichen Preisen.
Gleicher Preis: operative Ineffizienz
Unterschiedliche Preise: intransparente Einkaufsprozesse
Typische Maßnahmen:
Bedarfe konsolidieren
Einkaufsprozesse und Bestellrhythmen definieren
Mindestbestellmengen und Sicherheitsbestände optimieren
Bestellmengen-Agent
Hinweisart: Höhere optimale Bestellmenge
Definition: Es wird in kleineren Losen abgerufen, als wirtschaftlich wäre. Jede Bestellung kostet Aufwand, und kleinere Lose verschenken oft eine bestehende Preisstaffel.
Typische Maßnahmen:
Losgröße und Bestellrhythmus mit der Disposition festlegen
Sicherheitsbestand und Mindestbestellmenge gegen Bestell- und Lagerkosten rechnen
Maverick-Buying-Agent
Hinweisart: Bestellungen ohne Bezug zum aktiven Mengenkontrakt
Definition: Bestellungen laufen an einem bestehenden Mengenkontrakt vorbei. Die verhandelte Kondition greift dann nicht.
Hintergrund: Der Hebel liegt im eigenen Prozess, nicht in einer Verhandlung. Der Preis wurde bereits vereinbart, er wird nur nicht abgerufen.
Typische Maßnahmen:
Prüfen, warum der Abruf den Kontrakt nicht trifft
Den Kontraktbezug in der Bestellanlage verankern
Die nicht abgerufene Menge gegen die Kontraktzusage halten
Voraussetzung: Kontrakt- und Transaktionsdaten sind in Tacto hinterlegt.
Hinweise aus individuellen Analysen
Weitere Agenten wie der Werksvergleichs-Agent (unterschiedliche Preise oder doppelte Stammdaten für dasselbe Teil über mehrere Werke) oder der Zahlungskonditionen-Agent (fehlendes oder geringeres Skonto, uneinheitliche Zahlungsbedingungen) liefern Hinweise aus individuellen Analysen des Customer Value Teams. Diese benutzerdefinierten Hinweise stehen auf Deutsch und Englisch zur Verfügung.