Überblick
Mit Lieferantenstrukturen verknüpfen Sie doppelt angelegte Lieferanten, Tochtergesellschaften und Unternehmensteile zu einer gemeinsamen Struktur. Das Einkaufsvolumen der verknüpften Lieferanten sehen Sie anschließend zusammen im Verhandlungscockpit und in Analytics.
Wichtig: Es wird nichts zusammengeführt, gelöscht oder überschrieben. Jeder Lieferant und seine ERP-Daten bleiben unverändert und einzeln zugänglich. Verknüpfungen können Sie jederzeit wieder entfernen.
Welches Problem löst diese Funktion?
Sind mehrere ERP-Systeme angebunden, existiert derselbe Lieferant oft mehrfach – oder ein Konzern ist mit mehreren Gesellschaften angelegt. Das Einkaufsvolumen verteilt sich dann auf mehrere Datensätze. Mit einer Lieferantenstruktur gehen Sie mit dem vollständigen Volumen in die Verhandlung statt mit Teilmengen.
Typische Anwendungsfälle:
Derselbe Lieferant wurde aus zwei ERP-Systemen mit unterschiedlichen Lieferantennummern importiert
Mehrere Landesgesellschaften eines Konzerns sollen gemeinsam verhandelt werden
Vor einer Jahresverhandlung soll das Gesamtvolumen eines Konzerns ermittelt werden
Beziehungstypen
Beim Verknüpfen legen Sie fest, welcher Lieferant der übergeordnete Datensatz ist, und wählen den Beziehungstyp:
Duplikat von: derselbe Lieferant ist mehrfach angelegt
Tochtergesellschaft von: eigene Gesellschaft, die zu einem Mutterunternehmen gehört
Teil von: dieselbe Rechtseinheit, aber ein anderer Geschäftsbereich
Strukturen können mehrere Ebenen haben (z. B. Konzern → Landesgesellschaft → Werk). Jeder Lieferant hat höchstens einen übergeordneten Lieferanten; zirkuläre Beziehungen sind nicht möglich.
So funktioniert es
1. Voraussetzungen
Berechtigung Lieferanten bearbeiten (es gibt keine eigene Berechtigung für Lieferantenstrukturen)
2. Einen Lieferanten verknüpfen
Öffnen Sie die Lieferantenübersicht.
Fahren Sie über die Zelle „Lieferant" und wählen Sie im Drei-Punkte-Menü Lieferant verknüpfen.
Wählen Sie den verknüpften Lieferanten und den Beziehungstyp und klicken Sie auf Lieferanten verknüpfen.
3. Mehrere Lieferanten in einem Schritt verknüpfen
Markieren Sie in der Lieferantenübersicht die gewünschten Lieferanten per Checkbox.
Wählen Sie in der Aktionsleiste unten Lieferanten verknüpfen.
Legen Sie unter „Welcher Datensatz ist der übergeordnete Datensatz?" den übergeordneten Lieferanten fest. Zur Entscheidung zeigt Tacto u. a. Adresse, USt-IdNr., Steuernummer und Umsatz der letzten 12 Monate nebeneinander.
Wählen Sie den Beziehungstyp und bestätigen Sie mit Lieferanten verknüpfen.
4. Struktur im Lieferantenprofil ansehen und bearbeiten
Im Lieferantenprofil zeigt ein Hinweis neben dem Namen, wie viele Lieferanten verknüpft sind. Über Lieferantenstruktur bearbeiten sehen Sie die vollständige Struktur und können Lieferanten hinzufügen, entfernen oder einem anderen übergeordneten Lieferanten zuordnen.
5. Alle Strukturen im Überblick
Die Ansicht Lieferantenstrukturen zeigt alle Strukturen Ihrer Organisation – mit Beziehungstyp, Mitgliedern, Ebenen, Ländern und dem Einkaufsvolumen der verknüpften Lieferanten. Zusätzlich zeigt die Spalte bzw. der Filter Teil einer Lieferantenstruktur in der Lieferantenübersicht, welche Lieferanten verknüpft sind.
6. Wo wirkt die Struktur?
Verhandlungscockpit: Im Profil des übergeordneten Lieferanten wählen Sie, welche verknüpften Lieferanten in Kennzahlen, Diagrammen und Notizen berücksichtigt werden (siehe „Verhandlungscockpit").
Analytics: Über den Filter Lieferantenstruktur werten Sie alle verknüpften Lieferanten gemeinsam aus.
Vorschläge für Duplikate
Gerade bei vielen Lieferanten müssen Sie nicht bei null anfangen: Tacto kann wahrscheinliche Duplikate automatisch erkennen (z. B. anhand von Firmenname oder Firmen-E-Mail-Domain). Die Vorschläge prüfen Sie auf der Seite Duplikatvorschläge – mit Bestätigen wird die Beziehung angelegt, mit Ablehnen wird der Vorschlag verworfen. Über Alle bestätigen bzw. Alle ablehnen bearbeiten Sie alle offenen Vorschläge auf einmal. Sprechen Sie dazu gerne Ihren Customer Success Manager an.
Berechtigungen & Zugriff
Strukturen anlegen, ändern und entfernen: Lieferanten bearbeiten. Eine eigene Berechtigung gibt es nicht.
Bekannte Einschränkungen
Lieferantenstrukturen wirken aktuell nur auf Spend-Daten im Verhandlungscockpit und in Analytics.
Dokumente, RFQs, Abfragen, Bewertungen und Lieferanteneigenschaften bleiben je einzelnem Lieferanten.
Verknüpfungen ändern keine zugrunde liegenden Daten. Lieferanten werden nicht zusammengeführt.
Häufige Fragen
F: Werden Lieferanten beim Verknüpfen zusammengeführt oder gelöscht?
A: Nein. Alle Lieferanten und ihre ERP-Daten bleiben unverändert. Die Verknüpfung können Sie jederzeit wieder entfernen.
F: Gilt die Struktur auch für Dokumente, RFQs oder Bewertungen?
A: Nein, aktuell nur für Spend-Daten im Verhandlungscockpit und in Analytics. Alles andere bleibt beim jeweiligen Lieferanten.