Überblick
Nach der Veröffentlichung hat ein RFQ die Reiter „Übersicht", „Auswertung", „Vergabe" und „Über dieses RFQ" sowie eine Seitenleiste. Dieser Artikel beschreibt alles, was Sie während der Laufzeit tun können.
Reiter „Übersicht"
Oben sehen Sie die wichtigsten Kennzahlen: „Erhaltene Antworten" (Anteil und „X von Y Antworten"), „Dauer", „Deadline" (verbleibende Zeit) und „Ansichten" (wie viele Lieferanten das RFQ geöffnet haben).
Darunter listet die Tabelle alle eingeladenen Lieferanten mit Status (z. B. „Einladungs-E-Mails zugestellt", „In Bearbeitung", „Antwort erhalten", „Abgelehnt") und der Spalte „Zuletzt geöffnet".
Seitenleiste
Im Abschnitt „Kampagne" sehen Sie Status, Verantwortliche(n), Team, Veröffentlichungsdatum und Deadline, darunter die Werte der internen Felder. Interne Informationen können Sie über „Interne Informationen bearbeiten" auch nach der Veröffentlichung anpassen.
Weitere Lieferanten einladen
Klicken Sie im Reiter „Übersicht" auf „Lieferanten einladen".
Wählen Sie beim gewünschten Lieferanten mindestens einen Kontakt aus.
Klicken Sie unten rechts auf „Lieferantenkontakte hinzufügen".
Bestätigen Sie im Dialog („Sie laden X neue Kontakte ein") mit „Einladen".
Alternativ wählen Sie in der Lieferantenübersicht Lieferanten aus und nutzen „RFQ" → „Zu bestehendem RFQ hinzufügen". 💡 Gespeicherte Lieferantenlisten lassen sich nur vor der Veröffentlichung hinzufügen; danach wählen Sie Kontakte einzeln aus.
Deadline ändern
Klicken Sie in der Seitenleiste beim Feld „Deadline" auf das Stift-Symbol und passen Sie das Datum an. Nur Kontakte von Lieferanten, die noch nicht geantwortet haben, erhalten automatisch eine E-Mail mit der neuen Frist.
Aktionen je Lieferant
Im Dreipunkt-Menü am Ende der Zeile eines Lieferanten finden Sie:
„Erinnerung senden" — erinnert den Lieferanten an das RFQ (nur solange er noch nicht geantwortet hat).
„Kontakte verwalten" — zeigt Einladungs- und E-Mail-Status je Kontakt. Hier können Sie den persönlichen Link über „RFQ-Link kopieren" manuell weiterleiten oder weitere Kontakte desselben Lieferanten einladen.
„Fehlgeschlagene Einladungen erneut senden" — falls eine Einladung nicht zugestellt werden konnte.
„Antwort in neuem Tab öffnen" — öffnet das RFQ aus Sicht des Lieferanten (siehe unten).
Antworten im Namen eines Lieferanten eintragen
Ging ein Angebot per E-Mail ein oder haben Sie telefonisch nachverhandelt, können Sie die Antwort selbst eintragen oder korrigieren:
Wählen Sie im Dreipunkt-Menü des Lieferanten „Antwort in neuem Tab öffnen".
Klicken Sie oben rechts auf „Mehr" → „Antwort bearbeiten".
Tragen Sie die Werte ein oder laden Sie das Angebot über „Angebot hochladen" hoch.
💡 Nur möglich, solange die Deadline nicht abgelaufen ist. Abgelehnte RFQs lassen sich über „Mehr" → „Ablehnung zurücknehmen" wieder öffnen. Über „Mehr" können Sie die Antwort außerdem „Als PDF exportieren".
Häufige Fragen
F: Werden automatische Erinnerungen an Lieferanten versendet?
A: Nein, vor Ablauf der Deadline gibt es keine automatische Erinnerung. Sie können Lieferanten aber jederzeit über „Erinnerung senden" manuell erinnern. Verlängern Sie die Deadline, erhalten alle Lieferanten, die noch nicht geantwortet haben, automatisch eine E-Mail mit der neuen Frist.
F: Kann ein RFQ-Link ablaufen?
A: Aus Sicherheitsgründen ist der Link aus der Einladung nur begrenzt gültig. Ist er abgelaufen, kann der Lieferant über „Neuen Link per E-Mail erhalten" jederzeit selbst einen neuen Link anfordern. Nach Ablauf der Deadline kann der Lieferant das RFQ nicht mehr bearbeiten.