Überblick
Aus einer geprüften Bewerbung starten Sie das Onboarding, das den Lieferanten anlegt und eine bereits vorbefüllte Anfrage versendet.
Das bedeutet konkret:
Sie legen einen neuen Lieferanten an oder verknüpfen die Bewerbung mit einem bestehenden
Die vorbefüllten Werte stammen aus Bewerbung, öffentlicher Recherche und Tacto Supplier Network
Der Lieferant erhält seine Selbstauskunft bereits ausgefüllt und muss sie nur prüfen, ergänzen und absenden
Die Bewerbung wandert nach dem Start in den Tab „Onboardings“
Welches Problem löst diese Funktion?
Der Übergang von der Bewerbung zum Onboarding soll ohne doppelte Dateneingabe erfolgen – für Sie und für den Lieferanten.
Typische Anwendungsfälle
Start eines Onboardings direkt aus einer neu eingegangenen Bewerbung
Verknüpfen einer Bewerbung mit einem bereits bestehenden Lieferanten
Versand einer vorbefüllten Selbstauskunft an den Bewerberkontakt
So funktioniert es
1. Voraussetzungen
Sie haben die Berechtigungen zum Anlegen und Bearbeiten von Lieferanten, Ansprechpersonen und Requests sowie zum Veröffentlichen von Requests
Unter „Onboarding konfigurieren“ → „Onboarding-Formulare“ ist ein Standard-Onboarding-Template festgelegt
Die automatische Recherche zur Bewerbung ist abgeschlossen
2. Onboarding starten
Wählen Sie im Kopf der Bewerbung die Aktion „Onboarding starten“.
Schritt „Konfiguration“: Wählen Sie „Neuen Lieferanten erstellen“ oder „Mit bestehendem Lieferanten verknüpfen“ (mögliche Duplikate werden dabei zuerst vorgeschlagen). Wählen Sie das Onboarding-Template und die Fälligkeit (Standard: 30 Tage).
Schritt „Angaben prüfen“: Alle vorbefüllten Werte sind vorausgewählt und werden beim Start direkt übernommen. Entfernen Sie ein Häkchen, wird der Wert nicht sofort übernommen – der Lieferant sieht ihn in seinem Formular als „vorbereitet“ und prüft ihn selbst. Über den Button „Quellen“ je Abschnitt sehen Sie die Herkunft der Werte.
Schritt „Bestätigen“: Prüfen Sie die Zusammenfassung und klicken Sie auf „Onboarding starten und Anfrage senden“. Lieferant und Ansprechperson werden angelegt bzw. verknüpft und die Anfrage an den Bewerberkontakt versendet.
3. Was der Lieferant erhält
Der Lieferant erhält eine E-Mail mit seinem persönlichen Link zur Anfrage.
Er öffnet seine bereits vorbefüllte Selbstauskunft, prüft, korrigiert und ergänzt sie.
Mit dem Absenden bestätigt er die Angaben; ein separater Bestätigungsschritt ist nicht nötig.
4. Onboarding abschließen
Nach dem Absenden steht das Onboarding auf „Prüfung ausstehend“.
Sobald Sie die Antwort des Lieferanten geprüft haben, ist das Onboarding abgeschlossen („Geprüft“).
Berechtigungen & Zugriff
Das Starten eines Onboardings ist berechtigungsgesteuert. Fehlt Ihnen die Aktion, wenden Sie sich an Ihren Tacto-Administrator.
Ist kein Standard-Onboarding-Template festgelegt, ist die Aktion ausgegraut.
Bekannte Einschränkungen
Bewerbungen mit gestartetem Onboarding lassen sich nicht mehr löschen.
Abgelehnte Bewerbungen müssen zuerst über „Ablehnung zurücknehmen“ wieder geöffnet werden.
Bankdaten werden bewusst nicht vorbefüllt und immer vom Lieferanten selbst angegeben.
Ein Wechsel des Templates oder des verknüpften Lieferanten lädt den Schritt „Angaben prüfen“ neu, sodass keine Auswahl über Vorlagen hinweg stehen bleibt.
Ohne Fälligkeit werden keine Erinnerungen an den Lieferanten versendet.
Häufige Fragen
F: Was passiert, wenn Bewerbungsangaben von den Rechercheergebnissen abweichen?
A: Die Eigenangabe des Bewerbers hat immer Vorrang; abweichende Recherche- oder Netzwerkdaten werden nicht vorgeschlagen, sondern als offener Punkt im Dossier angezeigt. Beim Verknüpfen mit einem bestehenden Lieferanten wählen Sie je Feld zwischen „Vorgeschlagenen Wert übernehmen“ und „Bestandswert behalten“.
F: An wen geht die Onboarding-Anfrage?
A: Empfänger ist immer der Bewerberkontakt aus der Bewerbung. Existiert diese E-Mail-Adresse beim verknüpften Lieferanten bereits, wird die vorhandene Ansprechperson verwendet.
F: Muss der Lieferant seine Daten komplett neu eingeben?
A: Nein. Die Selbstauskunft ist mit den Angaben aus Bewerbung und Recherche vorbefüllt; der Lieferant prüft und ergänzt nur.
F: Kann ich ein gestartetes Onboarding abbrechen?
A: Ja, über „Onboarding abbrechen“. Die Anfrage wird geschlossen und der Lieferant informiert; das Onboarding kann danach nicht fortgesetzt werden.
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