Wofür eignet sich das Aufgabenmanagement?
Das Aufgabenmanagement eignet sich besonders, wenn:
Aufgaben und Maßnahmen klar dokumentiert und nachvollziehbar gemacht werden sollen – z. B. bei Qualitätsabweichungen, Absprachen mit Kollegen oder zur Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen.
Zuständigkeiten und Fristen verbindlich festgehalten werden müssen, um eine zuverlässige Umsetzung von Aufgaben festzulegen.
Risiken frühzeitig erkannt und Probleme systematisch angegangen werden sollen, um Prozesssicherheit und Compliance zu gewährleisten.
Aufgaben-Vorlage erstellen
Mit Aufgaben-Vorlagen können Sie wiederkehrende Prozesse standardisieren und schneller neue Aufgaben anlegen.
So erstellen Sie eine Vorlage:
Navigieren Sie in den Einstellungen zu „Notizen“ und klicken Sie auf „Aufgabenvorlagen“
Klicken Sie oben rechts auf „Neue Vorlage erstellen“.
Füllen Sie die Vorlage mit folgenden Angaben aus:
Aufgabenbezeichnung
Label
Aufgabenbeschreibung
Speichern Sie die Vorlage ab.
Admins und Key-User können Vorlagen für ihre Organisation anlegen – diese sind dann für alle Nutzer der Organisation sichtbar, nicht nur für die erstellende Person. Global für alle Tacto-Kunden gültige Standardvorlagen werden ausschließlich vom Tacto-Support bereitgestellt.
Hinweis: Tacto-Standardvorlagen können nicht direkt bearbeitet werden. Um hier Änderungen vorzunehmen, klonen Sie die Vorlage zuerst über „Template klonen“ in Ihrem Arbeitsbereich.
Aufgaben-Vorlagen löschen
Vorlagen Ihrer eigenen Organisation können von Admins und Key-Usern jederzeit gelöscht werden. Ausgenommen sind die globalen Tacto-Standardvorlagen – diese lassen sich nicht löschen.
Öffnen Sie die Einstellungen.
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf „Notizen“.
Klicken Sie bei der Vorlage, die Sie löschen möchten, auf die 3 Punkte rechts in der Zeile.
Klicken Sie auf „Template löschen“.
Ihre Aufgaben auf einen Blick
Im Aufgaben-Tab erhalten Sie eine vollständige Übersicht aller angelegten Aufgaben – inklusive des hinterlegten Verantwortlichen, des Erstellers, des Status, des Fälligkeitsdatums sowie, sofern definiert, des zugehörigen Lieferanten und der Warengruppe.
Sie können zwischen den Reitern „Alle“ und „Meine Aufgaben“ wechseln.
Der Status „Offen“ ist der Standardstatus, der automatisch gesetzt wird, wenn eine neue Aufgabe angelegt wird. Sobald mit der Aufgabe gearbeitet wird, kann der Status vom User auf „In Bearbeitung“ oder später auf „Abgeschlossen“ geändert werden. Ist das Fälligkeitsdatum überschritten, zeigt Tacto zusätzlich automatisch den Status „Überfällig“ an.
Aufgaben erstellen
Um eine neue Aufgabe/Maßnahme zu erstellen, klicken Sie in dem Tab Aufgaben auf den Button „Aufgabe hinzufügen“.
Es öffnet sich ein Fenster zur Eingabe aller relevanten Informationen zur Aufgabe:
Titel
Beschreibung (Rich-Text-Editor mit Formatierungsoptionen)
Status
Fälligkeitsdatum
Label
Verantwortliche Person
Optional kann eine Vorlage ausgewählt werden, um Felder automatisch auszufüllen.
Optional kann die Aufgabe mit einem Lieferanten oder einer Warengruppe verknüpft werden
Abschließend auf „Aufgabe erstellen“ klicken
Die verantwortliche Person erhält anschließend eine Benachrichtigung mit der neuen Aufgabe.
Aufgaben lassen sich nicht nur im Aufgaben-Tab, sondern auch direkt aus anderen Kontexten heraus anlegen – siehe „Aufgaben aus anderen Modulen“ unten.
Mehrere Lieferanten zu einer Aufgabe hinzufügen
In der linken Menüleiste auf „Aufgaben“ klicken.
Oben rechts auf „+ Aufgabe hinzufügen“ klicken.
Im geöffneten Fenster auf das „+“ neben „Lieferant“ klicken und mehrere Lieferanten auswählen.
Aufgaben bearbeiten
Bereits erstellte Maßnahmen lassen sich jederzeit anpassen.
Mit der Maus über die entsprechende Aufgabe fahren – der Button „Bearbeiten“ erscheint.
Ein Klick auf „Bearbeiten“ öffnet das Bearbeitungsfenster.
Im Bearbeitungsfenster können Sie z. B.:
Fristen verschieben
Zuständigkeiten ändern
Beschreibungen aktualisieren
Wurde eine Aufgabe aus einem Meeting heraus erstellt, können Sie von der Aufgabe aus direkt zum verknüpften Meeting zurücknavigieren.
Aufgaben löschen
Zum Löschen einer Aufgabe haben Sie zwei Optionen. Berechtigt sind Key-User, Administratoren sowie die für die jeweilige Aufgabe verantwortliche Person.
Option 1:
Klicken Sie auf die drei Punkte der Aufgabe oder wählen Sie die Aufgabe mit dem Kästchen aus und klicken Sie „Löschen“.
Option 2:
Markieren Sie mehrere Aufgaben per Checkbox und löschen Sie diese gesammelt über die Mehrfachauswahl (bis zu 50 Aufgaben gleichzeitig).
Kommentarfunktion
In Aufgabenbeschreibungen und Kommentaren können Sie @-Erwähnungen nutzen.
Mit @-Erwähnungen lassen sich gezielt relevante Inhalte verknüpfen, z. B.:
Artikel
Unternehmen (Lieferanten)
Dokumente
Lieferantenkontakte
Warengruppen
Anfragen/RFQs
Hinweise
andere Aufgaben
Kollegen (Nutzer)
Diese Verknüpfungen sind direkt anklickbar.
Erwähnen Sie einen Kollegen per @-Mention, wird diese Person automatisch benachrichtigt (In-App und per E-Mail).
Sie erleichtern die Zusammenarbeit und den Zugriff auf weiterführende Informationen im Kontext der Maßnahme.
Aufgaben aus anderen Modulen
Aufgaben, die an anderer Stelle in Tacto erstellt oder verknüpft werden, laufen im selben Aufgaben-Tab zusammen:
Aus Meetings: Legen Sie direkt aus einer Meeting-Notiz heraus eine Follow-up-Aufgabe an.
Aus Hinweisen/Maßnahmen: Bei Hinweisen zu Zeichnungsteilen können Sie mit zwei Klicks direkt aus der Maßnahme heraus eine Aufgabe erstellen – Warengruppe und Lieferant werden automatisch vorausgefüllt.
Aus einer geteilten Lieferantenbewertung: Aufgaben, die Sie beim Teilen einer Bewertung mit dem Lieferanten sichtbar machen, sind dieselben Aufgaben wie hier im Aufgaben-Tab.
Hinweis
Aufgaben können ausschließlich an Nutzer, die bei Ihnen in Tacto angelegt sind, vergeben werden. Aufgaben an Lieferanten zu stellen, ist nicht möglich.