Überblick
Über den Chat in einer Ausschreibung kommunizieren Sie mit Ihren Lieferanten direkt in Tacto – ohne den Umweg über ein externes E-Mail-Programm. Alle Nachrichten zu einer Ausschreibung sind an einem Ort gebündelt.
Das bedeutet konkret:
– Eigener Chat-Bereich pro Lieferant in der Detailansicht der Ausschreibung
– Lieferanten antworten über ihre Ausschreibungsseite (Magic-Link) oder direkt per E-Mail-Antwort
– Ungelesene Nachrichten werden mit Zähler in der Ausschreibungsübersicht angezeigt
– Nachrichten an alle Lieferanten gleichzeitig senden (Broadcast)
– Anhänge direkt im Chat versenden
Welches Problem löst diese Funktion?
Ein großer Teil der Kommunikation in einer Ausschreibung besteht aus Rückfragen und Abstimmungen mit den Lieferanten. Über den Chat findet dieser Austausch direkt in Tacto statt und bleibt vollständig dokumentiert.
Typische Anwendungsfälle:
– Rückfragen zu Positionen, Mengen oder technischen Anforderungen klären
– Nachträgliche Unterlagen von Lieferanten anfordern
– Eine Information gleichzeitig an alle beteiligten Lieferanten senden
So funktioniert es
1. Voraussetzungen
– Das Ausschreibungs-Modul muss in Ihrem Account aktiviert sein.
– Sie benötigen Zugriff auf die entsprechende Ausschreibung.
2. Nachrichten an einen Lieferanten senden
Öffnen Sie die Ausschreibung und wechseln Sie in die Detailansicht.
Öffnen Sie den Chat-Bereich zum gewünschten Lieferanten.
Verfassen Sie Ihre Nachricht und fügen Sie bei Bedarf einen Anhang hinzu.
Senden Sie die Nachricht.
3. Eine Nachricht an alle Lieferanten senden (Broadcast)
Öffnen Sie den Chat in der Ausschreibung.
Wählen Sie die Option, die Nachricht an alle Lieferanten zu senden.
Verfassen Sie die Nachricht einmal – sie wird an jeden Lieferanten einzeln zugestellt.
4. So antworten Lieferanten
– Lieferanten öffnen die Konversation über ihre Ausschreibungsseite (Magic-Link).
– Alternativ antworten sie direkt auf die E-Mail-Benachrichtigung. E-Mails an Lieferanten werden von der Adresse @chat.tacto.ai versendet und enthalten einen Login-Button.
Benachrichtigungen
– Neue Nachrichten von Lieferanten werden Ihnen in Tacto angezeigt.
– Ungelesene Nachrichten erscheinen mit einem Zähler in einer eigenen Spalte in der Ausschreibungsübersicht.
– Bleibt eine Benachrichtigung ungelesen, erhalten Sie zusätzlich eine E-Mail von [email protected].
Berechtigungen & Zugriff
– Einkäufer:innen bzw. Verantwortliche einer Ausschreibung können in ihren Ausschreibungen Nachrichten senden und empfangen.
– Lieferanten sehen ausschließlich ihre eigene Konversation zur jeweiligen Ausschreibung.
Bekannte Einschränkungen
– Eigene E-Mail-Domäne: Chat-E-Mails werden immer von @chat.tacto.ai versendet, auch wenn für Ihren Account eine eigene E-Mail-Domäne eingerichtet ist.
– Signaturen in Antworten: Antworten Lieferanten aus ihrem E-Mail-Programm, können Signaturen oder Haftungsausschlüsse in den Chat übernommen werden.
– Antwortadresse: Beim direkten Antworten aus der E-Mail sehen Lieferanten eine technisch anmutende Antwortadresse. Für Sie als Einkäufer:in ist diese nicht sichtbar – Sie sehen nur die reine Nachricht im Chat.
Häufige Fragen
F: Landen die Chat-E-Mails im Spam-Ordner der Lieferanten?
A: Die Adresse @chat.tacto.ai unterliegt denselben Sicherheitsprüfungen wie jede @tacto.ai-Adresse und wird bei üblicher Freigabe zugestellt. Selbst wenn eine Nachricht im Spam landet, geht sie nicht verloren – der Lieferant sieht sie weiterhin im Chat der Lieferantenansicht.
F: Von welchen Adressen kommen die Benachrichtigungen?
A: Nachrichten an Lieferanten kommen von @chat.tacto.ai. Sie selbst werden in Tacto benachrichtigt; bei ungelesener Benachrichtigung zusätzlich per E-Mail von [email protected].
F: Gilt meine eigene E-Mail-Domäne auch für den Chat?
A: Nein. Chat-E-Mails werden unabhängig von einer eingerichteten eigenen Domäne von @chat.tacto.ai versendet.