Überblick
In Tacto erfassen und verfolgen Sie Einsparmaßnahmen Ihres Einkaufsteams – von der ersten Idee bis zur Realisierung. Einsparhinweise lassen sich direkt in Einsparmaßnahmen umwandeln; eigene Initiativen können zusätzlich manuell angelegt werden. Zwei Übersichten werten die Ergebnisse für das Team und die Geschäftsführung aus.
Das bedeutet konkret: – Einsparmaßnahmen entstehen aus Einsparhinweisen oder werden manuell angelegt – Mehrere Hinweise lassen sich zu einer gemeinsamen Maßnahme bündeln – Hinweise werden automatisch der zuständigen Person im Einkauf zugewiesen – Zwei Übersichten zeigen den Wertbeitrag des Einkaufs:
Einkaufserfolge (Team) und
Einsparungen (Leadership / Geschäftsführung)
Welches Problem löst diese Funktion?
Einkaufsteams erzielen Einsparungen über viele Kanäle – Verhandlungen, Ausschreibungen, eigene Initiativen. Ohne ein zentrales Instrument landen diese Ergebnisse in parallel gepflegten Tabellen, die fehleranfällig und schwer zu konsolidieren sind.
Tacto ist die zentrale Stelle für vom Einkauf erzielte Einsparungen: – Verlässliche Zahlen für das Team und die Geschäftsführung ohne Schatten-Tabellen – Alle Einsparquellen an einem Ort sichtbar – Nachvollziehbare Grundlage für C-Level-Berichte und Budgetplanung
So funktioniert es
1. Voraussetzungen
– Zugriff auf Transkationsdaen in Tacto (Nutzer:innen ohne Zugang zu Transaktionsdaten sehen weder Einsparmaßnahmen noch Übersichten) – Zugriff auf das Analytics-Modul
2. Einsparmaßnahmen anlegen
Es gibt zwei Wege, eine Einsparmaßnahme zu erstellen:
a) Aus einem Einsparhinweis (Finding)
Öffnen Sie einen offenen Einsparhinweis.
Klicken Sie auf „Bearbeitung starten".
Wählen Sie eine der folgenden Optionen: – „Neue Einsparmaßnahme erstellen" – legt eine neue Maßnahme an – „Mit bestehender Einsparmaßnahme verknüpfen" – ordnet den Hinweis einer vorhandenen Maßnahme zu (empfohlen bei thematisch verwandten Hinweisen zum selben Lieferanten oder derselben Initiative)
Die Maßnahme wird angelegt und der Hinweis verknüpft.
❗ Hinweis: Einsparhinweise haben keinen separaten „In Bearbeitung"-Status mehr. Sie werden entweder angenommen (→ Einsparmaßnahme) oder abgelehnt (mit Begründung). Die laufende Arbeit findet auf der Einsparmaßnahme statt.
b) Manuell ohne vorherigen Hinweis
Navigieren Sie zum Bereich Einsparmaßnahmen.
Klicken Sie auf „Neue Einsparmaßnahme".
Füllen Sie die relevanten Felder aus: Beschreibung, Status, Verknüpfungen (Lieferanten, Warengruppen, Artikel, Aufgaben, Personen).
Speichern Sie die Maßnahme.
3. Einsparmaßnahmen bearbeiten
Eine Einsparmaßnahme enthält: – Fortschritts-Status (von der Idee bis zur Realisierung) – Flexible Beschreibung der Maßnahme – Verknüpfungen zu Lieferanten, Warengruppen, Artikeln, Ausschreibungen, Verhandlungen, Aufgaben und Personen – Mehrere zugehörige Einsparhinweise oder Komponenten
4. Übersichten nutzen
Tacto stellt zwei Übersichten bereit:
Einkaufserfolge (für das Einkaufsteam) – Zeigt Einsparungen zum Zeitpunkt ihrer Realisierung – Inhalte: Zielerreichung, offene Hinweise, realisierte Einsparungen nach Monat – Zeitraum: laufendes Geschäftsjahr oder gesamter Zeitraum wählbar
Einsparungen (für Leadership und Geschäftsführung) – Zeigt realisierte Einsparungen ab dem Datum ihrer Wirksamkeit, aufgeteilt auf 12 Monate – Geplante Maßnahmen können optional als Schätzwert eingeblendet werden – Gibt den Gesamtbeitrag des Einkaufs zur Geschäftsentwicklung auf einen Blick wieder
Automatische Zuweisung von Einsparhinweisen
Einsparhinweise werden automatisch der zuständigen Person im Einkauf zugewiesen. Eine manuelle Koordination entfällt; die Hinweise stehen direkt der richtigen Person zur Bearbeitung bereit.
Berechtigungen & Zugriff
– Nutzer:innen mit Zugriff auf Transaktionsdaten: voller Zugriff auf Einsparmaßnahmen und beide Übersichten – Nutzer:innen ohne Zugang zu Transaktionsdaten haben keinen Zugriff auf Einsparmaßnahmen, Übersichten und Prognosen – Keine neuen Rollen erforderlich – die bestehende Daten-Zugriffslogik aus Analytics gilt analog
Bekannte Einschränkungen
– Kostenvermeidung vs. Kostenreduktion: Eine gesonderte Unterscheidung zwischen beiden Kategorien ist aktuell nicht verfügbar. Beide Typen werden einheitlich erfasst. – Preissteigerungen: Preissteigerungen lassen sich manuell erfassen und verfolgen; eine dedizierte Auswertung in den Übersichten ist eingeschränkt. – Einsparungen aus Verhandlungen: Einsparungen aus Verhandlungen müssen aktuell manuell eingetragen werden; eine direkte Integration ist in Planung.
Häufige Fragen
F: Was ändert sich für Einkäufer:innen im Tagesgeschäft? A: Einsparhinweise haben keinen „In Bearbeitung"-Status mehr. Sie werden angenommen (→ neue oder bestehende Einsparmaßnahme) oder abgelehnt. Die laufende Arbeit findet fortan auf der Einsparmaßnahme statt.
F: Wann sollte „Mit bestehender Einsparmaßnahme verknüpfen" gewählt werden? A: Immer dann, wenn ein neuer Hinweis dieselbe Initiative, denselben Lieferanten oder dieselbe Aktivität betrifft, die bereits bearbeitet wird. So entstehen keine Duplikate, und der Hinweis fließt in den Kontext der laufenden Arbeit ein.
F: Können Einsparmaßnahmen ohne vorherigen Einsparhinweis erstellt werden? A: Ja. Eigene Initiativen lassen sich jederzeit direkt im Bereich Einsparmaßnahmen manuell anlegen.