Überblick
Gesprächsnotizen geben Ihnen einen zentralen Ort, um Lieferantengespräche — Telefonate, Videocalls und persönliche Treffen — direkt auf dem Lieferantenprofil zu dokumentieren. Die Notizen werden automatisch per KI zusammengefasst und fließen in die KI-Agenten (Preisabwehr, Verhandlungsvorbereitung) ein.
Voraussetzungen
Das SRM-Modul muss in Ihrem Account aktiviert sein.
So erstellen Sie eine Gesprächsnotiz
Navigieren Sie zum Lieferantenprofil des betreffenden Lieferanten.
Klicken Sie im Reiter Übersicht auf Neue Gesprächsnotiz.
Wählen Sie den Gesprächstyp (Telefonat, Videocall oder persönliches Treffen) und das Datum aus.
Fügen Sie die Teilnehmenden hinzu.
Erfassen Sie den Gesprächsinhalt im Texteditor. Formatierungen, Bilder und Dateianhänge werden unterstützt.
Außerdem können mit der “@-Funktion” sämtliche Tacto Komponenten verlinkt werden - das sind z.B. Artikel, Dokumente und Lieferanten-Kontakte, aber auch Tacto Nutzer. Wenn Sie einen Tacto Nutzer in einer Notiz verlinken, erhält diese Person automatisch eine Benachrichtigung in Tacto (sowie später auch per E-Mail.)
Die Notiz wird automatisch gespeichert — kein manuelles Speichern erforderlich.
Aufgaben direkt aus einer Gesprächsnotiz erstellen
Um eine Folgeaufgabe direkt aus der Notiz heraus anzulegen:
Klicken Sie innerhalb der Gesprächsnotiz auf Aufgabe erstellen.
Geben Sie Titel, Fälligkeitsdatum und Verantwortliche ein.
Die Aufgabe ist sofort mit der Gesprächsnotiz verknüpft und im Aufgaben-Modul sichtbar.
Click-to-Call: Notiz aus einem Kontaktprofil starten
Klicken Sie auf die Telefonnummer eines Lieferantenkontakts — Tacto öffnet automatisch eine neue Gesprächsnotiz mit diesem Kontakt als Teilnehmer vorausgefüllt.
Nutzung durch Agenten zur Abwehr von Preiserhöhungen und zur Verhandlungsvorbereitung
Sofern das Verhandlungs-Cockpit aktiviert ist, greifen der Preisabwehr-Agent und der Verhandlungsvorbereitungs-Agent automatisch auf die Gesprächsnotizen zu — je mehr Sie dokumentieren, desto präziser werden die Antworten. Die eigentliche Verhandlungsvorbereitung dokumentieren Sie in den Verhandlungsnotizen.
Berechtigungen & Zugriff
Alle SRM-Nutzer:innen können Gesprächsnotizen zu Lieferantenprofilen, auf die sie Zugriff haben, erstellen, einsehen und bearbeiten. Es sind keine zusätzlichen Berechtigungen erforderlich.
Bekannte Einschränkungen
Eine Suche, Filterung oder Sortierung in der Gesprächsnotiz-Übersicht ist aktuell nicht verfügbar. Diese Funktionen werden ergänzt, sobald das Volumen der Notizen pro Kunden eine entsprechende Navigation erfordert.
Häufige Fragen
F: Was ist der Unterschied zwischen Gesprächsnotizen und Verhandlungsnotizen?
A: Gesprächsnotizen dokumentieren Lieferantengespräche (Telefonate, Videocalls, persönliche Treffen) — sie haben immer ein Datum und Teilnehmende. Verhandlungsnotizen sind für die Verhandlungsvorbereitung gedacht. Allgemeine Lieferanteninformationen (z. B. Lieferantenstrategie, Eigentümerwechsel) gehören in benutzerdefinierte Eigenschaften oder Freitextfelder — nicht in Gesprächsnotizen.
F: Sind Gesprächsnotizen verfügbar, wenn nur das Analytics Modul vorhanden ist?
A: Nein. Gesprächsnotizen stehen ausschließlich Kunden mit aktiviertem SRM-Modul zur Verfügung.
F: Können Einsparungen mit einer Gesprächsnotiz verknüpft werden?
A: Ja. Über die Seitenleiste der Gesprächsnotiz können dokumentierte Verhandlungsergebnisse direkt mit Einsparmaßnahmen verknüpft werden