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Tacto-E-Mails über Ihre eigene Domain versenden

Standardmäßig versendet Tacto E-Mails über eine Tacto-Adresse. Sie können eine eigene Absender-Domain einrichten, sodass ausgehende E-Mails von Ihrer eigenen Marke stammen (zum Beispiel [email protected] statt einer tacto.ai-Adresse). Das verbessert die Wiedererkennung bei Empfängern und erhöht in der Regel die Zustellbarkeit.

Dieser Artikel führt Sie durch die vollständige Einrichtung.

Bevor Sie starten

Sie benötigen:

  • Eine Domain, die Sie kontrollieren und für die Sie DNS-Einträge bearbeiten können (oder eine Person, die das für Sie übernimmt).

  • Administratorrechte in Tacto für Ihre Organisation.

  • Ungefähr 10 Minuten aktive Arbeit, plus bis zu 24–48 Stunden (im schlechtesten Fall) Wartezeit, bis die DNS-Einträge weltweit verbreitet sind.

Wählen Sie eine Absender-Subdomain

Wir empfehlen, eine eigene Subdomain zu verwenden (zum Beispiel mail.acme.com oder tacto.acme.com) statt Ihrer Hauptdomain (acme.com). Die Gründe:

  • Es kollidiert nicht mit Ihrer bestehenden Unternehmens-E-Mail-Konfiguration.

  • Sie können sie später wieder entfernen, ohne andere Dienste zu beeinflussen.

  • Die E-Mail-Reputation der Subdomain ist unabhängig von Ihrer Hauptdomain.

Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie Ihre IT-Abteilung nach einer noch ungenutzten Subdomain für Tacto.

Schritt-für-Schritt-Einrichtung

  1. Öffnen Sie Tacto und navigieren Sie zu Einstellungen → Workspace → Allgemein → E-Mail-Domain.

  2. Klicken Sie auf Eigene Domain einrichten.

  3. Tragen Sie Folgendes ein:

    • Domain – Ihre gewählte Absender-Subdomain (zum Beispiel mail.acme.com).

    • Anzeigename – der Name, den Empfänger im Absenderfeld sehen (zum Beispiel Acme Einkauf).

    • E-Mail-Adresse – der Teil vor dem @ (zum Beispiel no-reply oder einkauf). Die vollständige Adresse in der Vorschau lautet dann <E-Mail-Adresse>@<Domain>.

  4. Klicken Sie auf Domain hinzufügen. Tacto zeigt Ihnen anschließend die DNS-Einträge an, die Sie hinzufügen müssen.

  5. Kopieren Sie jeden Eintrag aus Tacto und tragen Sie ihn bei Ihrem DNS-Anbieter ein. Weitere Informationen finden Sie unter DNS-Einträge & häufige Fehler weiter unten.

  6. Warten Sie auf die DNS-Verbreitung. In der Regel dauert das wenige Minuten, je nach Anbieter aber bis zu 24–48 Stunden.

  7. Öffnen Sie in Tacto erneut DNS-Einträge und klicken Sie auf DNS-Einträge verifizieren. Sobald alle erforderlichen Einträge als gültig angezeigt werden, wechselt der Domain-Status auf Aktiv.

  8. Klicken Sie auf Test-E-Mail senden und senden Sie eine Test-E-Mail an ein Postfach, auf das Sie Zugriff haben, um die Einrichtung zu bestätigen.

  9. Aktivieren Sie den Schalter E-Mails über Ihre eigene Domain versenden. Ab sofort versendet Tacto die E-Mails Ihrer Organisation über diese Domain. Sie können den Schalter jederzeit wieder deaktivieren – Tacto fällt dann auf seine Standardadresse zurück.

DNS-Einträge & häufige Fehler

Tacto erzeugt bei der Registrierung einer Domain einige wenige DNS-Einträge. Sie tragen diese einmal bei Ihrem DNS-Anbieter ein und müssen sie danach nicht mehr ändern.

Tacto zeigt Ihnen für jeden Eintrag genau an, was als Host und als Wert einzutragen ist. Nutzen Sie die Kopier-Buttons neben jedem Feld, um Tippfehler zu vermeiden.

  • Hostname doppelt eingetragen. Manche Anbieter ergänzen den Hostnamen automatisch um Ihre Domain. Wenn Tacto den Host s1._domainkey.mail.acme.com anzeigt, möchte Ihr Anbieter unter Umständen nur s1._domainkey.mail (er ergänzt .acme.com selbst). Sehen Sie im Zweifel in der Dokumentation Ihres Anbieters nach.

  • Abschließender Punkt. Manche Anbieter erwarten einen Punkt am Ende (mail.acme.com.), andere lehnen ihn ab. Richten Sie sich nach der Konvention Ihres Anbieters.

  • Anführungszeichen um TXT-Werte. Einige Anbieter setzen die Anführungszeichen automatisch. Wenn Sie einen Wert mit Anführungszeichen einfügen, können doppelte entstehen. Entfernen Sie in diesem Fall die inneren.

  • Abgeschnittene Werte. DKIM-Werte sind lang. Stellen Sie sicher, dass Sie den vollständigen Wert kopieren – ein abgeschnittenes Ende bricht die Verifizierung stillschweigend.

Wenn die Verifizierung fehlschlägt

Wenn Sie auf DNS-Einträge verifizieren klicken und einer oder mehrere Einträge als Ausstehend angezeigt werden, sind die häufigsten Ursachen:

  1. DNS ist noch nicht verbreitet. Warten Sie 10–15 Minuten und versuchen Sie es erneut. Falls Sie die Einträge gerade erst hinzugefügt haben, planen Sie bis zu 24–48 Stunden ein.

  2. Hostname falsch eingetragen. Vergleichen Sie den Hostnamen Zeichen für Zeichen mit dem Wert aus Tacto. Achten Sie besonders auf das Problem mit doppeltem Hostnamen (siehe oben).

  3. Wert wurde abgeschnitten. Besonders wahrscheinlich beim langen DKIM-TXT-Eintrag. Kopieren Sie den Wert erneut über den Kopier-Button in Tacto und fügen Sie ihn nochmals ein.

  4. Eintrag existiert mit dem falschen Typ. Prüfen Sie, dass der Typ jedes Eintrags (TXT, CNAME, MX) dem entspricht, was Tacto verlangt. Ein TXT, der als CNAME eingetragen wurde, lässt sich nicht verifizieren.

  5. Bestehender SPF auf einer übergeordneten Domain kollidiert. Das ist bei einer dedizierten Subdomain (empfohlen) selten, weil die Subdomain ihren eigenen SPF besitzt. Wenn Sie Ihre Hauptdomain registriert haben und dort bereits ein SPF-Eintrag existiert, müssen Sie diese eventuell zusammenführen – sprechen Sie dazu Ihre IT oder den Tacto-Support an.

Nach der Korrektur klicken Sie erneut auf DNS-Einträge verifizieren. Den Verifizierungsstatus und eine Antwort des E-Mail-Anbieters bei Fehlern sehen Sie direkt im Dialog.

Wenn die Test-E-Mail nicht ankommt

Wenn die Test-E-Mail nicht zugestellt wird:

  1. Prüfen Sie den Spam- bzw. Junk-Ordner.

  2. Prüfen Sie, ob ein Mailfilter Ihrer Organisation sie blockiert. Senden Sie die Test-E-Mail testweise an eine private Adresse, um einen internen Filter auszuschließen.

  3. Verifizieren Sie die DNS-Einträge erneut und stellen Sie sicher, dass die Absender-Domain in Tacto weiterhin als Aktiv angezeigt wird. Der Status aktualisiert sich nicht automatisch, sondern nur durch Klick auf „Verifizieren".

Deaktivieren oder löschen

Sie können den Schalter E-Mails über Ihre eigene Domain versenden jederzeit deaktivieren. Solange er deaktiviert ist, versendet Tacto E-Mails wie zuvor über seine Standardadresse – so, als hätten Sie nie eine eigene Domain konfiguriert. Es geht nichts verloren und nichts bricht.

Das Gleiche gilt, wenn Sie die Domain in Tacto vollständig löschen: ausgehende E-Mails fallen einfach auf die Tacto-Standardadresse zurück. Sie können jederzeit eine neue eigene Domain (oder dieselbe erneut) registrieren.

Damit ist der Schalter ein sicherer Notausschalter, falls Sie ein Zustellproblem vermuten.

FAQ

Kann ich meine Hauptdomain (z. B. acme.com) statt einer Subdomain verwenden?
Technisch ja. Wir empfehlen aber dringend eine Subdomain, weil sie die E-Mail-Reputation von Tacto von Ihrer übrigen Unternehmens-E-Mail trennt und nicht in Ihre bestehenden SPF- oder DKIM-Einstellungen eingreift.

Kann meine eigene Domain Antworten empfangen?
Die eigene Domain ist nur für den Versand gedacht. Antworten gehen an die jeweilige Reply-to-Adresse jeder Tacto-E-Mail (in der Regel der Tacto-Support) – nicht an die Absenderadresse.

Wie werden die Schlüssel gespeichert?
Der E-Mail-Anbieter von Tacto erzeugt und speichert die DKIM-Signaturschlüssel in Ihrem Auftrag sicher. Sie müssen sie nicht selbst verwalten. Eine Rotation der Schlüssel ist möglich, indem Sie die Domain entfernen und neu registrieren.

An wen wende ich mich, wenn ich nicht weiterkomme?
Senden Sie den genauen Domainnamen und die Fehlermeldung, die Tacto anzeigt, an den Tacto-Support. Wir können den Status von unserer Seite prüfen und Sie – falls nötig – Eintrag für Eintrag beim Diagnostizieren unterstützen.

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