Überblick

Unternehmen im Anwendungsbereich des LkSG brauchen ein Beschwerdeverfahren nach §§ 8 und 9 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). Hier sehen Sie die Anforderungen und wie Sie das Verfahren mit dem Hinweisgeber-/Beschwerdesystem von Tacto umsetzen.

Voraussetzungen

Relevant für Unternehmen im Anwendungsbereich des LkSG, also in der Regel mit mindestens 1.000 Arbeitnehmer:innen im Inland.
Für die Tacto-Funktion muss das Lieferantenportal für Ihren Workspace freigeschaltet sein.

Gesetzliche Anforderungen

Unternehmen müssen ein angemessenes unternehmensinternes Beschwerdeverfahren einrichten oder sich an einem gleichwertigen externen Verfahren beteiligen (§ 8 Abs. 1 LkSG). Es dient als Frühwarnsystem und ermöglicht den Zugang zu Abhilfe.

Inhalt: Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Pflichtverletzungen im eigenen Geschäftsbereich, bei unmittelbaren und bei mittelbaren Zulieferern (§§ 8 Abs. 1, 9 Abs. 1 LkSG).
Verfahrensordnung: Sie muss in Textform festgelegt und öffentlich zugänglich sein (§ 8 Abs. 2 LkSG).
Zuständige Personen: Sie müssen unparteiisch, unabhängig und nicht an Weisungen gebunden sein und sind zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 8 Abs. 3 LkSG).
Zugänglichkeit: Informationen zu Erreichbarkeit, Zuständigkeit und Ablauf müssen klar, verständlich und öffentlich zugänglich sein. Das Verfahren muss für potenzielle Beteiligte innerhalb und außerhalb des Unternehmens zugänglich sein, die Vertraulichkeit der Identität wahren und vor Benachteiligung schützen (§ 8 Abs. 4 LkSG).
Wirksamkeit: Das Verfahren ist mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen zu überprüfen (§ 8 Abs. 5 LkSG).

Verknüpfung mit der Risikoanalyse

Erkenntnisse aus der Bearbeitung von Hinweisen müssen in die Risikoanalyse einfließen (§ 5 Abs. 4 LkSG). Umgekehrt sollten Sie die Ergebnisse Ihrer Risikoanalyse nutzen, um das Beschwerdeverfahren für die relevanten Zielgruppen zugänglich zu machen.

Ablauf des Beschwerdeverfahrens

Eingang der Beschwerde oder des Hinweises
- Der Eingang wird der hinweisgebenden Person bestätigt.
Prüfung
- Das weitere Vorgehen und die Zuständigkeiten werden festgelegt.
- Bei einer Ablehnung erhält die hinweisgebende Person eine Begründung.
Klärung des Sachverhalts
- Der Sachverhalt wird mit der hinweisgebenden Person erörtert.
Erarbeitung einer Lösung
- Optional kann ein Verfahren zur einvernehmlichen Beilegung angeboten werden.
Umsetzung von Abhilfemaßnahmen
Überprüfung der Wirksamkeit

Umsetzung in Tacto: Hinweisgeber-/Beschwerdesystem

Das Hinweisgeber-/Beschwerdesystem ist Teil des Lieferantenportals. Es ist eine öffentliche Seite unter Ihrer Portaladresse (Zusatz /complaints) und liegt außerhalb der Tacto App. Hinweisgebende Personen benötigen kein Konto.

Auf der Seite Beschwerdeverfahren von [Ihr Unternehmen] finden hinweisgebende Personen einen Einleitungstext, die Verfahrensordnung nach § 8 LkSG mit den Kontaktdaten Ihrer zuständigen Person und den Button Beschwerde einreichen.
Im Formular wählen sie eine Kategorie (Pflichtfeld), beschreiben die Situation (Pflichtfeld) und können optional Ort, Beteiligte, weitere Informationen und unterstützende Dokumente angeben.
In der Standard-Konfiguration stehen 11 Kategorien zur Auswahl, z. B. Menschenrechtliche Verstöße, Umweltrechtliche Verstöße und Verstöße gegen den Verhaltenskodex des Unternehmens. Ihre Kategorien können abweichen.
Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist freiwillig. Meldungen sind damit auch anonym möglich.
Nach dem Absenden über Beschwerde abschicken sieht die hinweisgebende Person eine Bestätigungsseite. Eine automatische Eingangsbestätigung per E-Mail oder eine Fallnummer gibt es nicht.
Eingehende Meldungen werden per E-Mail an die bei der Einrichtung hinterlegte Adresse übermittelt. In der Tacto App gibt es keinen Posteingang für Meldungen, und Meldungen werden nicht automatisch mit Lieferanten oder Ihrer Risikoanalyse verknüpft.

Hinweis: Eingangsbestätigung, Rückmeldung und die weitere Bearbeitung übernimmt Ihre zuständige Person, z. B. per E-Mail, sofern die hinweisgebende Person eine E-Mail-Adresse angegeben hat.

Übertragen Sie relevante Erkenntnisse aus Meldungen selbst in Ihre Risikoanalyse, z. B. über eine Bewertung des betroffenen Lieferanten im Modul Bewertungen.

So richten Sie das Hinweisgeber-/Beschwerdesystem ein

1. Lieferantenportal freischalten lassen

Das Hinweisgeber-/Beschwerdesystem setzt das Lieferantenportal voraus. Ist es für Ihren Workspace nicht freigeschaltet, sehen Sie in den Einstellungen den Hinweis Lieferantenportal nicht freigeschaltet. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Tacto Key Account Manager.

2. Zuständige Person benennen

Benennen Sie die Person, die Meldungen entgegennimmt und bearbeitet, mit folgenden Angaben:

Name
E-Mail-Adresse
Position
Telefonnummer
Adresse

Diese Angaben werden bei der Einrichtung gemeinsam mit Ihrem Tacto Ansprechpartner hinterlegt und in der Verfahrensordnung angezeigt.

Die zuständige Person muss unparteiisch, unabhängig und nicht an Weisungen gebunden sein (§ 8 Abs. 3 LkSG). Wir empfehlen deshalb, keine Person zu wählen, die selbst Lieferantenbeziehungen verantwortet, z. B. aus dem Einkauf.

3. Hinweisgeber-/Beschwerdesystem aktivieren

Öffnen Sie Einstellungen → Workspace → Lieferantenportal.
Aktivieren Sie den Schalter Hinweisgeber-/Beschwerdesystem. Er ist standardmäßig deaktiviert.
Prüfen Sie die Seite über Portal-Vorschau → Öffnen und ergänzen Sie den Zusatz /complaints.

Ohne Berechtigung zur Konfiguration sehen Sie statt des Schalters nur den Status Aktiviert oder Deaktiviert.

4. Zugang bekannt machen

Kopieren Sie Ihre Portaladresse unter Portaladresse mit Adresse kopieren und ergänzen Sie /complaints. Machen Sie den Link z. B. hier zugänglich:

Gut sichtbar auf Ihrer öffentlichen Unternehmenswebsite und im Intranet
In Dokumenten, die Sie regelmäßig mit unmittelbaren Lieferanten austauschen, z. B. in Lieferanten-Abfragen
Bei erhöhten Risiken als Präventionsmaßnahme, z. B. in Schulungen und Informationsmaterial für Lieferanten

Gut zu wissen

Das BAFA prüft seit dem 7. November 2025 keine LkSG-Berichte mehr, eine Einreichung über das BAFA-Portal ist nicht mehr möglich. Ein Gesetzentwurf der Bundesregierung sieht vor, die Berichtspflicht nach § 10 Abs. 2 LkSG rückwirkend zu streichen. Den aktuellen Stand finden Sie beim BAFA.
Die Pflicht zum Beschwerdeverfahren und zur unternehmensinternen Dokumentation (Aufbewahrung mindestens 7 Jahre, § 10 Abs. 1 LkSG) bleibt davon unberührt.
Dieser Artikel fasst die gesetzlichen Vorgaben zusammen und ersetzt keine Rechtsberatung.

LkSG-Beschwerdeverfahren