Überblick
Die wichtigsten Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) und wie Sie mit dem Hinweisgeber-/Beschwerdesystem von Tacto einen Meldekanal bereitstellen. Relevant für Unternehmen mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. Für die Tacto-Funktion muss das Lieferantenportal für Ihren Workspace freigeschaltet sein.
Verwandte Artikel: Unterschiede zwischen LkSG und HinSchG und LkSG-Beschwerdeverfahren.
Hinweis: Dieser Artikel fasst die gesetzlichen Vorgaben zusammen und ersetzt keine Rechtsberatung.
Geschützte Personen
Das HinSchG setzt die EU-Whistleblower-Richtlinie in deutsches Recht um. Es schützt Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden (§ 1 HinSchG), zum Beispiel:
Beschäftigte, auch ehemalige Beschäftigte, Bewerber:innen, Praktikant:innen und Leiharbeitnehmer:innen
Selbstständige, Dienstleister, Auftragnehmer, Lieferanten und deren Beschäftigte
Anteilseigner und Mitglieder von Leitungsorganen
Geschützt sind außerdem Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder von ihr betroffen sind. Repressalien gegen hinweisgebende Personen sind verboten.
Erfasste Verstöße
Der sachliche Anwendungsbereich (§ 2 HinSchG) umfasst insbesondere:
Verstöße, die strafbewehrt sind
Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient
Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes, der Länder und der EU in bestimmten Bereichen, z. B. Geldwäsche, Produktsicherheit, Umweltschutz, Datenschutz, Steuer- und Wettbewerbsrecht
Verpflichtete Unternehmen
Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten und betreiben (§ 12 HinSchG). Die Übergangsfristen sind abgelaufen, die Pflicht gilt vollständig.
Bestimmte Unternehmen, z. B. aus dem Finanzsektor, sind unabhängig von ihrer Größe verpflichtet.
Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten können eine gemeinsame Meldestelle betreiben (§ 14 Abs. 2 HinSchG). Folgemaßnahmen und Rückmeldung bleiben beim einzelnen Unternehmen.
Sie können auch Dritte mit den Aufgaben der Meldestelle beauftragen. Die Pflicht, Verstöße abzustellen, bleibt bei Ihnen (§ 14 Abs. 1 HinSchG).
Fehlt eine interne Meldestelle, droht ein Bußgeld bis zu 20.000 Euro. Wer Meldungen behindert, Repressalien ergreift oder die Vertraulichkeit verletzt, riskiert bis zu 50.000 Euro (§ 40 HinSchG).
Anforderungen an die interne Meldestelle
Der Meldekanal muss mindestens Beschäftigten und Leiharbeitnehmer:innen offenstehen. Er kann zusätzlich für weitere Personen mit beruflichem Kontakt zu Ihrem Unternehmen geöffnet werden (§ 16 Abs. 1 HinSchG).
Meldungen müssen mündlich und in Textform möglich sein; auf Wunsch ist ein persönliches Treffen anzubieten (§ 16 Abs. 3 HinSchG).
Nur die zuständigen Personen dürfen auf Meldungen zugreifen; die Identität der hinweisgebenden Person ist vertraulich zu behandeln (§§ 8, 16 Abs. 2 HinSchG).
Anonyme Meldungen sollten bearbeitet werden. Eine Pflicht, anonyme Meldungen technisch zu ermöglichen, besteht nicht.
Der Eingang einer Meldung ist spätestens nach 7 Tagen zu bestätigen, eine Rückmeldung zu Folgemaßnahmen muss innerhalb von 3 Monaten erfolgen (§ 17 HinSchG).
Dokumentation und Aufbewahrung
Alle eingehenden Meldungen sind in dauerhaft abrufbarer Weise und unter Wahrung der Vertraulichkeit zu dokumentieren (§ 11 HinSchG). Vertraulichkeit bedeutet nicht Anonymität.
Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Sie darf länger aufbewahrt werden, solange dies zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen erforderlich und verhältnismäßig ist.
Umsetzung in Tacto: Hinweisgeber-/Beschwerdesystem
Das Hinweisgeber-/Beschwerdesystem ist Teil des Lieferantenportals. Es ist eine öffentliche Seite unter Ihrer Portaladresse (Zusatz /complaints) und liegt außerhalb der Tacto App. Hinweisgebende Personen benötigen kein Konto.
Auf der Seite Beschwerdeverfahren von [Ihr Unternehmen] finden hinweisgebende Personen einen Einleitungstext, die Verfahrensordnung nach § 8 LkSG mit den Kontaktdaten Ihrer zuständigen Person und den Button Beschwerde einreichen.
Im Formular wählen sie eine Kategorie (Pflichtfeld), beschreiben die Situation (Pflichtfeld) und können optional Ort, Beteiligte, weitere Informationen und unterstützende Dokumente angeben.
In der Standard-Konfiguration stehen 11 Kategorien zur Auswahl, z. B. Menschenrechtliche Verstöße, Umweltrechtliche Verstöße und Verstöße gegen den Verhaltenskodex des Unternehmens. Ihre Kategorien können abweichen.
Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist freiwillig. Meldungen sind damit auch anonym möglich.
Nach dem Absenden über Beschwerde abschicken sieht die hinweisgebende Person eine Bestätigungsseite. Eine automatische Eingangsbestätigung per E-Mail oder eine Fallnummer gibt es nicht.
Eingehende Meldungen werden per E-Mail an die bei der Einrichtung hinterlegte Adresse übermittelt. In der Tacto App gibt es keinen Posteingang für Meldungen, und Meldungen werden nicht automatisch mit Lieferanten oder Ihrer Risikoanalyse verknüpft.
Hinweis: Eingangsbestätigung, Rückmeldung und die weitere Bearbeitung übernimmt Ihre zuständige Person, z. B. per E-Mail, sofern die hinweisgebende Person eine E-Mail-Adresse angegeben hat.
Das Formular deckt Meldungen in Textform ab. Stellen Sie die nach § 16 Abs. 3 HinSchG zusätzlich erforderliche Möglichkeit für mündliche Meldungen bereit, z. B. über die Telefonnummer der zuständigen Person.
So richten Sie das Hinweisgeber-/Beschwerdesystem ein
1. Lieferantenportal freischalten lassen
Das Hinweisgeber-/Beschwerdesystem setzt das Lieferantenportal voraus. Ist es für Ihren Workspace nicht freigeschaltet, sehen Sie in den Einstellungen den Hinweis Lieferantenportal nicht freigeschaltet. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Tacto Key Account Manager.
2. Zuständige Person benennen
Benennen Sie die Person, die Meldungen entgegennimmt und bearbeitet, mit folgenden Angaben:
Name
E-Mail-Adresse
Position
Telefonnummer
Adresse
Diese Angaben werden bei der Einrichtung gemeinsam mit Ihrem Tacto Ansprechpartner hinterlegt und in der Verfahrensordnung angezeigt.
Die zuständige Person muss unabhängig handeln können und über die notwendige Fachkunde verfügen; andere Aufgaben dürfen nicht zu Interessenkonflikten führen (§ 15 HinSchG).
3. Hinweisgeber-/Beschwerdesystem aktivieren
Öffnen Sie Einstellungen → Workspace → Lieferantenportal.
Aktivieren Sie den Schalter Hinweisgeber-/Beschwerdesystem. Er ist standardmäßig deaktiviert.
Prüfen Sie die Seite über Portal-Vorschau → Öffnen und ergänzen Sie den Zusatz /complaints.
Ohne Berechtigung zur Konfiguration sehen Sie statt des Schalters nur den Status Aktiviert oder Deaktiviert.
4. Zugang bekannt machen
Kopieren Sie Ihre Portaladresse unter Portaladresse mit Adresse kopieren und ergänzen Sie /complaints. Machen Sie den Link z. B. hier zugänglich:
Gut sichtbar auf Ihrer öffentlichen Unternehmenswebsite und im Intranet
In Dokumenten, die Sie regelmäßig mit unmittelbaren Lieferanten austauschen, z. B. in Lieferanten-Abfragen
Bei erhöhten Risiken als Präventionsmaßnahme, z. B. in Schulungen und Informationsmaterial für Lieferanten